follow-up

Nimeni nu s-a născut pregătit

editor — Wed, 11 Jun 2014 05:31:36 +0000

Nimeni nu s-a născut pregătit editor Mie, 06/11/2014 - 07:31

De ce si Cum sa faci un „management retreat” reusit

Avem în organizație probleme recurente pe care le tratăm cu soluții paliative, decizii importante pe care nu le-am luat pentru că nu a fost niciodată timp sau nu am reușit să ne concentrăm la ele. Vrem să îmbunătățim leadership-ul, să evaluăm eficacitatea culturii, să găsim idei noi, să clarificăm direcțiile strategice sau să strângem relațiile de camaraderie dintre membrii echipei de top.

Ca să identificăm soluția cea mai fericită a acestor preocupări este recomandabil un ”management retreat” la care să participe toți factorii de decizie și, dacă este cazul, specialiștii care pot ajuta la elaborarea celui mai bun plan de acțiune. De la acest tip de întâlnire te întorci la treabă energizat, motivat, cu o mai bună percepție a direcției companiei și cu mai multă încredere în colegi.

Așa se întâmplă dacă pregătirea a fost făcută corect și au fost folosite ingredientele indispensabile valorificării la maxim a timpului alocat de către executivii de top ai companiei. Să trecem pe scurt în revistă ce nu ar trebui omis pentru a obține rezultatele dorite la capătul unui ”retreat” reușit:

Stabilirea scopului și a obiectivelor ce trebuie atinse astfel încât fiecare să înțeleagă exact la ce se concentrează și ce așteptări există. Numai așa se pot menține discuțiile într-o zonă productivă și se pot evita subiectele nerelevante sau devierile consumatoare de timp. Această abordare permite atacarea subiectelor în ordinea de prioritate stabilită și menținerea concentrării grupului la un nivel ridicat.

Alegerea participanților se face în funcție de subiectele ce vor fi puse în discuție și este esențială pentru succesul întâlnirii. Dacă este nevoie de informațiile pe care le are numai un anumit specialist, acesta poate fi invitat să participe la partea din meeting unde expertiza lui este necesară. Nu recomand prezența celor care nu pot aduce cu adevărat valoare pe tot parcursul discuțiilor doar în baza considerentului că au potențial sau vor fi motivați pentru că au fost băgați în seamă.

Pregătirea dinaintea întâlnirii influențează atât viteza cu care se avansează în rezolvarea preocupărilor cât și calitatea discuțiilor. Participanții ar trebui să primească informațiile necesare și să fie anunțați ce tip de aport se așteaptă de le fiecare dintre ei ca să-și pregătească susținerea punctelor de vedere cu fapte și dovezi. Mare atenție că, dacă mulți s-au născut deștepți, nimeni nu s-a născut pregătit deci un pic de efort este absolut necesar.

Folosirea unui proces care dă rezultate și a unui facilitator care-și cunoaște meseria este indispensabilă pentru valorificarea optimă a timpului, menținerea discuțiilor în zona productivă, evitarea conflictelor neproductive. Când cineva din afara companiei conduce ostilitățile se evită monopolizarea discuției de către cei care țipă mai tare, scade probabilitatea de a sări la concluzii pripite, nesusținute de argumente și fapte, iar judecățile de valoare nu se transformă peste noapte în adevăruri absolute. Nu recomand ca facilitatorul să fie cineva din interiorul companiei pentru că nu va fi perceput ca fiind nepărtinitor, rolul lui nu va fi clar – facilitator, coleg, participant la decizie, iar sugestiile lui vor fi primite cu reticență.

Documentarea profesionistă a rezultatelor este absolut necesară pentru a asigura că toți cei prezenți știu exact ce decizii au fost luate, ce planuri vor fi puse-n practică, cine va fi responsabil pentru ce, cum vom măsura și recompensa rezultatele obținute și ce resurse pot fi folosite. Cu trecerea timpului acest document va ajuta echipa să-și amintească factorii ce le-au influențat hotărârile, cum au judecat riscurile și ce scenarii alternative au fost luate-n calcul. Toate aceste informații sunt extrem de utile în reevaluarea situației în funcție de schimbările inerente cu care se vor confrunta.

Stabilirea unui follow-up care să-i asigure pe toți cei prezenți că inițiativele a căror punere în practică a fost decisă pe parcursul retreat-ului nu sunt doar o minune care ține 3 zile, ci o treabă serioasă al cărei progres va fi atent și precis monitorizat, evaluat și recompensat. Pentru a mări șansele de a duce la bun sfârșit planul stabilit e bine să știe toți cei implicați cine sunt responsabilii, care sunt termenele de livrare, când vor fi discutatele rezultatele intermediare obținute și ce resurse vor folosi.

Retreat-ul este unul dintre cele mai productive inițiative de management pentru că favorizează stabilirea unor planuri de acțiune cu șanse reale de a fi implementate datorită participării managerilor cu specializări și calificări diferite care au suficient timp să-și expună și dezbată opiniile. Cei care au contribuit la elaborarea inițiativelor care vor fi puse-n practică simt că sunt responsabili pentru rezultate și devin astfel mai implicați. Pentru că și-au validat argumentele și punctele de vedere în fața echipei de top, ei pot să fie convingători când discută cu oamenii din subordine ce este de făcut și care-s motivele pentru care s-au luat deciziile executive.

Este util pentru dezvoltarea armonioasă a companiei să ții astfel de întâlniri cel puțin de două ori pe an, în perioadele în care activitatea scade, respectiv în preajma vacanțelor de vară și de iarnă. Incapacitatea de a corela programele executivilor din echipa de top este doar un pretext, frecvent întâlnit, pentru a amâna la nesfârșit această acțiune și nu ar trebui să te împiedice să valorifici la maxim gândirea, experiența și dorința de a reuși a colegilor tăi.

Adaugă comentariu nou

Imagine featured

Companie

Lecția 2

21 DE SFATURI PENTRU NOII ANGAJAȚI (II)

editor — Thu, 05 Dec 2013 14:51:53 +0000

21 DE SFATURI PENTRU NOII ANGAJAȚI (II) editor Joi, 12/05/2013 - 15:51

Felicitări! Tocmai ți-ai găsit un nou loc de muncă. Bucuros, dar poate și un pic speriat? E absolut firesc, necunoscutul reprezintă o adevărată provocare, nu există prea multă predictibilitate în zona aceasta. Dar, din fericire, există... soluții - nu puține la număr - prin care poți să contracarezi imprevizibilul, să domini necunoscutul și să pornești cu dreptul în noua ta aventura profesională. Știi cum se spune: Lucrul bine început este pe jumătate făcut. Așa că mai jos găsești 21 de reguli pentru un început de bun augur:

Citeste prima parte aici!

8. Clarifică așteptările

Cel mai bine este să știi de la început în ce anume va consta misiunea ta și să te asiguri că timpul și eforturile tale nu vor fi irosite. Alcătuiește, împreună cu managerul tău, o listă de obiective și responsabilități și stabilește termenele de finalizare. Interesează-te care sunt prioritățile, care este frecvența cu care trebuie să raportezi statusul proiectelor și în ce mod îți va fi evaluată performanța. Oferă feedback realist asupra asteptărilor managerului - nu promite ceea ce nu ești sigur că poți îndeplini. Dă-i de înțeles șefului că dorești follow-up pe marginea problemelor discutate, în caz că vei mai avea nevoie de lămuri sau dacă te vei confrunta cu dificultăți.

9. Fă mai mult decât ți se cere

În primele zile, așa cum este și firesc, ți se vor atribui volume mici de lucru. După ce îți termini sarcinile și când te simți pregătit să îți asumi mai mult, e bine să demonstrezi inițiativă și să soliciți misiuni suplimentare. Odată ce știi că stăpânești sarcinile de bază, nu ezita să treci dincolo de fișa postului. Evită mentalitatea „nu e treaba mea”! Știi bine că într-o familie, replici de genul „nu e treaba mea să gătesc, să fac curățenie etc” deteriozează relațiile și tind să-l transforme pe celălalt într-un fel de sclav. Într-o organizație, același tip de abordare va afecta serios munca în echipă și va periclita performanța.

Dovedește spirit voluntar, colaborează cu oameni din alte departamente, împărtășește idei valoroase care contribuie la progresul organizației și al tău personal. Vei avea șansa să câștigi experiență, să îți etalezi talentele, să îți deschizi drumul spre o promovare și să îți accelerezi traiectoria profesională. Acum, poate că te întrebi în sine: Dacă dau mai mult decât mi se cere, nu voi crea un precedent, nu se va profita de mine? Permite-ne să formulăm altfel: Dacă nu dai mai mult, nimeni nu te va observa și talentul tău va fi irosit.

10. Învață din greșeli

O greșeală nu este sfârșitul lumii. Greșelile sunt firești și inevitabile, mai ales atunci când ești începător. Vorba lui Einstein, dacă nu ai făcut niciodată o greșeală înseamnă că nu ai încercat niciodată nimic nou. Este important să înțelegi că greșelile sunt o sursă fundamentală de învățare. Angajații noi nu prea sunt obișnuiți să primească feedback constructiv și au tendința de a reacționa defensiv la astfel de critici. Nu te împacienta, trece greșelile în categoria experiență, lasă-le în urmă și mergi mai departe! Ai grijă doar să nu repeți greșeala, dacă tot greșești, fă măcar o greșeală nouă! :)

11. Fii om de echipă

Succesul tău, atât la nivel profesional, cât și în celelalte sfere ale vieții , nu depinde doar pe propriile eforturi, ci și de eforturile colaboratorilor/partenerilor tăi. Creșterea ta profesională depinde de cât de bine reușești să îți duci la îndeplinire proiectele - iar proiectele sunt adesea activități de echipă. Când vine vorba de misiuni complexe, echipele sunt superioare indivizilor, datorită schimbului de idei și cunoștințe, precum și grație noilor cunoștințe generate prin colaborare. Unde-s doi, puterea crește, nu? Odată ce ai înțeles că echipa este vehiculul tău spre succes, va trebui să cauți modalități de a integra cu adevărat în echipă. Încearcă să-ți cunoști colegii, să le înțelegi personalitatea, capacitățile lor unice, așteptările și obiectivele lor. Tratează-i pe toți în mod egal, apreciază-le punctele-forte și fii receptiv la ideile și propunerile lor. Atunci când lucrezi în echipă, este important să-ți lași deoparte ego-ul și să te concentrezi asupra binelui comun. Învață să faci și compromisuri: lupta pentru detalii insignifiante este contra-productivă și nu face decât să îți împiedice creșterea profesională și performanța.

12. Recunoaște - public - meritele celorlalți

Nu căuta doar modalități de „auto-promovare”, lasă-i și pe alții să iasă în evidență! Așa cum afirmam mai sus, într-o echipă, succesul individual este posibil datorită efortului colectiv. Aplaudă ideile, inițiativele și realizările colegilor tăi. Ideile colegilor ar putea deveni sursă de inspirație pentru proiectele tale viitoare. Apreciază-le în mod public meritele. Nu ai nimic de pierdut dacă folosești din când în când pluralul modestiei, dimpotrivă: vei câștiga bunăvoința tuturor, sprijin pentru eforturile tale și recunoașterea propriilor tale contribuții. Astfel de atitudini colegiale creează un mediu de susținere în care încrederea și devotamentul reciproc sunt norma, nu excepția.

13. Evită bârfa

Bârfa de la birou – e atât de ușor să te lași prins în tentaculele ei... Locul de muncă, la fel ca orice alt mediu social, din păcate, este plin de zvonuri, bârfe și intrigi. Și, mai ales atunci când ești nou-venit, ferește-te să intri în vreo clică: tu vei pica drept țap ispășitor. Doar nu vrei ca imaginea să-ți fie asociată cu „oile negre”, să-ți faci dușmani și să pierzi încrederea și respectul colegilor. În plus, tu ești aici pentru un scop mult mai înalt: chiar nu ai timp să te concentrezi pe lucruri mărunte, ai o carieră de construit. Mințile luminate discută idei; mințile mediocre discută evenimente; mințile mici discută despre oameni, spunea Eleanor Roosevelt. Tu din ce categorie îți place să crezi că faci parte?

14. Informează-ți șeful

Șeful tău este cea mai apropiată resursă și cel mai valoros aliat de la locul de muncă. Managerul nu îți poate însă citi – întotdeauna :) – gândurile și, în plus, este o persoană ocupată – așadar, nu-ți poate ști exact nevoile, problemele și grijile. În primele zile, trebuie să te străduiești să stabilești o relație cu șeful tău: ai grijă să programezi întâlniri regulate pentru a-i aduce la cunoștință progresele înregistrate, problemele cu care te confrunți etc. și pentru a-i solicita sprijin și îndrumare, dacă este necesar. Informațiile pe care le obții de la manager îți vor accelera procesul de învățare și de integrare în echipă și în organizație. De asemenea, inițiativa ta de comunicare va transmite un mesaj de transparență și încredere.