10 greșeli comune în trimiterea mail-ului

Și cum să le eviți în așa fel încât să folosești eficient email-ul 

Unul dintre studiile realizate în domeniu arată că oamenii petrec 28% din timpul muncii lor săptămânale citind și răspunzând la mail-uri. Și, cu toate acestea, în ciuda riscului de a deveni supraîncărcați de mesaje, mail-ul rămâne unul dintre cele mai puternice și mai eficace instrumente de comunicare. În același timp, poate fi foarte ușor să trimitem mail-uri ineficiente și inutile, să creăm impresii greșite sau chiar să ne afectăm grav reputația uzând de practici superficiale în ceea ce privește trimiterea unui mail. De aceea, hai să vedem care sunt 10 dintre cele mai comune greșeli pe care e putem face atunci când trimitem un mail și cum le putem evita!

Greșeala 1- Folosirea tonului greșit

Poți fi tentat să trimiți repede un mail atunci când ești grăbit, fără să te gândești prea mult la persoana care îl primește, la ce îi spui sau cum ar putea fi primit mesajul tău. Așa că este important să luăm în considerare cu cine "vorbim" și ce vrem să obținem de la persoana respectivă. O regulă bună este aceea de a ne adresa ca și cum ea s-ar afla în fața noastră.

Greșeala 2- Folosești în exces "reply all"

Tu de câte ori nu ai primit un mail care nu era relevant pentru tine și nu necesita vreo acțiune din partea ta? Reply all este util, însă mulți îl folosesc fără să se gândească dacă toate persoanele trecute acolo ar trebui să primească mail-ul. De aceea, este bine să te gândești la asta înainte de a folosi această funcție și a nu crea bagaj inutil în căsuța de corespondență electronică a altora.

Greșeala 3- Scrii prea mult

Mail-urile succinte ce conțin numai detaliie importante sunt mult mai eficiente. Dacă te chinui să păstrezi mesajul scurt, dar crezi că subiectul ce trebuie tratat este mult prea complex, ia în calcul și alte modalități de comunicare care ar putea fi mai eficiente în acest caz decât mail-ul (întâlnire, document procedural, apel telefonic, etc.)

Greșeala 4- Ai uitat ceva?

Se întâmplă- și nu de puține ori!- să trimitem mail-ul fără attachment-ul necesar, cu vreun link greșit sau nefuncțional sau cu date greșite. Aceste greșeli pot fi reglate rapid cu un mail de follow-up. Însă acest lucru poate fi deranjant sau poate părea neprofesional, de aceea soluția este aceea de a nu trimite niciun mail fără să verifici. Oricât de grăbit ai fi, gândește-te că, dacă greșești, asta te va costa mai mult timp și energie după ca să repari greșeala. Și nu doar timp și energie.

Greșeala 5- Ai trimis mail persoanei greșite

Pe cât de util, pe atât de periculos pot fi zilele acestea auto-fill-ul, predictive text-ul and threads-urile și cred că tuturor ni s-a întâmplat asta. Atunci când răspunzi sau dai un foward în cadrul unui thread, asigură-te că întregul mesaj conținut în cadrul mail-ului este potrivit persoanei care îl va primi. Este acolo vreo informație sensibilă ce nu trebuie văzută? Sunt comentarii sau remarci personale?

Greșeala 6- Prea emoțional

Unul dintre marile avantaje ale mail-ului este acela că nu trebuie să răspunzi imediat la el. Este foarte important să amâni orice răspuns atunci când ești stresat, supărat sau enervat. Aceste mail-uri construite pe reacții de moment pot avea consecințe grave asupra relațiilor tale. Așa că, mai bine, evită. Așteaptă până te-ai calmat și poți gândi clar și rațional.

Greșeala 7- Nu folosești  funcția "Delay Send"

Poate fi satisfăcător să trimiți mail-ul imediat ce l-ai terminat de scris și, așa, să mai bifezi o sarcină terminată. Însă, atunci când lucrezi în afara orelor de program, pentru a evita orice neînțelegeri sau false prezumțîi, folosește cu încredere funcția de "delay" sau "scheduled send".

Greșeala 8- Folosirea unor referințe vagi la secțiunea "Subject"

Cum spuneam, mail-ul este eficient atunci când mesajul său este concis și la obiect, fără însă să fie prea abrupt. Din acest motiv, este foarte important să începi prin a scrie la secțiunea "Subject" un mesaj cât se poate de clar și de relevant, în așa fel încât oamenii să știe la ce să se aștepte și să îi acorde atenția și nivelul de prioritate corespunzătoare.

Greșeala 9- Nu revizuiești

Revizuirea mail-urilor tale este unul dintre cele mai importante lucruri. Îți ia doar câteva minute și, așa, scapi de orice greșeală, de la cele gramaticale până la cele ce privesc informația, și nu mai riști astfel să pari dezinteresat sau superficial. De asemenea, este la fel de important să te asiguri că ai citit și înțeles mail-urile pe care le primești, inclusiv mesajele aflate în threads, în așa fel încât să nu gafezi sau să provoci discuții suplimentare inutile asupra unor lucruri care au fost deja lămurite sau care nu mai necesită atenție. În plus, nu adăuga adresa persoanei căreia îi trimiți mail-ul decât la final, în așa fel încât să te asiguri că nu trimiți accidental mail-ul înainte ca acesta să fie complet și verificat.

Greșeala 10- Trimiți mail-uri care nu sunt necesare

Tocmai pentru că mail-ul este un instrument atât de facil, de rapid și de comod, el se poate transforma în metoda de comunicare by default a muncii tale. Cu toate astea, ia în calcul că mail-ul este în același timp și impersonal și riști în timp să pierzi contactul personal atât de important cu oamenii cu care lucrezi. Mail-ul nu este și nu va fi niciodată substitutul întâlnirilor față în față și nici măcar al telefonului.