8 sfaturi pentru angajați pentru îmbunătățirea abilităților de scriere prin e-mail și profesionalism online

La fel ca majoritatea lucrurilor care înconjoară internetul, e-mailul este printre cele mai frecvente unelte când vine vorba de productivitatea angajaților. Pe de o parte, e-mailul este un mijloc eficient de comunicare - este adesea mai practic decât apelurile telefonice și este un standard de comunicare între majoritatea organizațiilor. Pe de altă parte, e-mailul consumă destul de mult timp. Un studiu realizat de McKinsey a arătat că angajații petrec aproximativ 30% din timp citind și răspunzând la e-mail!  Și pentru a face lucrurile mai complicate, mulți angajați nu stăpânesc imediat abilitățile și obiceiurile de scriere a unui  e-mail. 
De exemplu, comunicarea online crește riscul de neînțelegeri. Când comunicați într-un context față în față, factori precum gesturile și tonul dau indicii asupra intenției unui vorbitor. Puteți citi limbajul corpului, expresiile faciale și alte indicii non-verbale pentru a modifica mesajele și a evita neînțelegerile. Dezvoltarea unei comunicări eficiente prin e-mail, stăpânirea abilităților de scriere prin e-mail și stabilirea unor obiceiuri bune de scriere prin e-mail vă va îmbunătăți imediat profesionalismul online al angajaților, ceea ce se traduce printr-o reputație mai bună offline!

Iată care sunt sfaturile de scriere mai bună a unui e-mail:

• Mențineți e-mailurile concentrate pe muncă și fără bârfe.
• Nu trimiteți un e-mail în timp ce sunteți supărat/nervos.
• Luați în considerare dacă nu cumva comunicarea verbală ar fi mai potrivită pentru subiectul respectiv.
• Folosiți cu ușurință cuvântul „urgent”.
• Utilizați BCC pentru a proteja confidențialitatea altora.

Evitați să comunicați online în timp ce ești supărat

Întrucât ceea ce scrieți prin e-mail sau mesagerie digitală rămâne pentru totdeauna și poate fi văzut de oricine, oricând, asigurați-vă că vă prezentați întotdeauna partea cea mai bună atunci când utilizați aceste modalități de a comunica. Păstrați mesajele concentrate pe subiecte profesionale și fără bârfe.

Obiceiuri inteligente pentru o comunicare eficientă prin e-mail

Rețineți că e-mailul nu este adecvat sau necesar pentru toate tipurile de comunicare. Există canale adecvate pentru comunicarea formală sau informală, iar e-mailul ar trebui rezervat de obicei pentru comunicarea prioritară sau pentru mesajele care trebuie să fie reamintite cu ușurință. Dacă păstrați e-mailul rezervat pentru comunicarea prioritară, știți unde să mergeți când căutați mesaje importante, cum ar fi instrucțiunile transmise de către un client. De aceea este important să nu amestecați mesajele mai puțin importante. Pentru acestea există alte cai de comunicare.

A fi profesionist înseamnă a fi prezent

Fiți prezent atunci când trimiteți un e-mail. Asigurați-vă că sunteți la fel de atent atunci când atingeți butonul de trimitere. Astfel veți evita să faceți greșeli simple, cum ar fi lipsa unui atașament, trimiterea către persoana greșită sau de ce nu anumite greșeli gramaticale.
Comunicarea online este o abilitate și cea pe care cei mai mulți profesioniști moderni trebuie să o stăpânească.