Alina Ioniță: Construiește-ți strategia de achiziții cu strategia ta de viață!
Primul gând pe care l-am avut după ce am finalizat acest interviu a fost, de fapt, o mare nedumerire: De ce un astfel de om nu a scris până acum o carte care să devină un reper în domeniul achizițiilor din România și nu numai?! Este o adevărată plăcere să vorbești cu cineva atât de pasionat de ceea ce face, atât de avid să transmită și să participe cu adevărat constructiv la tot ceea ce face. Și face. Cu meticulozitate, competență, pasiune, ordonat și strategic, dar și inovativ și deosebit de creativ. Vă prezentăm azi o primă parte a unui interviu complex cu o persoană complexă. Alina Ioniță. Un om care îi învață pe ceilalți, învățând și învățându-se la rândul său.
Această schimbare vine pe fondul dezvoltării industriei tehnologiei și comunicațiilor care s-au unit pentru a transforma modul în care producem bunuri...indivizii, cândva “comuni”, “standard”, “la fel” (modelați de era producției în masă) tind să devină acum “unici” (...) Companiile se concentrează în prezent asupra competențelor de bază, (...) Optim este să vedem furnizorii drept o verigă, o za în “lanțul de aprovizionare”, metaforă ce subliniază cooperarea în serie, dependența mutuală și, poate cel mai important, punctează legătura dintre membri.
Learning Network: Alina, de ce educație în achiziții în mediul privat?
Alina Ioniță: Două direcții principale conduc către necesitatea schimbării percepției și atenției acordate achizițiilor în mediul privat:
Prima vizează schimbarea structurii de costuri ale organizațiilor, dinspre cheltuieli preponderente cu salariații, înspre cheltuieli într-o pondere din ce în ce mai mare cu furnizorii de bunuri și servicii. Această schimbare vine pe fondul dezvoltării industriei tehnologiei și comunicațiilor care s-au unit pentru a transforma modul în care producem bunuri. Ce a adus însă revoluția IT&C? Care este impactul internetului și a dezvoltării comunicațiilor? Ce au făcut Google, Facebook, Amazon, Ebay? Practic, au făcut loc, au făcut vizibile non- hiturile, după cum le numește Cris Andersen în cartea sa, "Coada lungă". Acele lucruri preferate de un număr redus de consumatori, care, în vremurile promotoare ale economiei de scală, cu greu și-ar fi făcut loc în producție. Au adus, practic, cultura nișelor, a individului.
De ce credeți că se spune acum că e tot mai greu să îți mulțumești clienții? Că e tot mai greu să le reții atenția? Pentru că indivizii, cândva “comuni”, “standard”, “la fel” (modelați de era producției în masă) tind să devină acum “unici”.
Organizațiile au înțeles asta și au înțeles că, pentru a câștiga piața, trebuie să facă același lucru. Să identifice care sunt punctele lor forte, care sunt elementele care le diferențiază de celelalte companii din piață, să găsească modul propriu optim de satisfacție și fidelizare a clienților săi, să își definească atent avantajul competitiv. Companiile se concentrează în prezent asupra competențelor de bază, iar tot ce nu aduce un plus de valoare, ce nu face diferența în fața clientului, este externalizat, transferat în schimbul unei comision altor companii care au făcut din respectiva activitate propriul avantaj competitiv, derulând activitățile mai bine, mai repede și cu costuri mai mici. Datorită externalizarilor, a rezultat practic o creștere a ponderii cheltuielilor cu furnizorii în cheltuielile totale ale companiei, cheltuieli care nu mai pot fi ignorate. Achizițiile moderne, managementul strategic al achizițiilor și al costurilor se fundamentează pe analiza cheltuielilor cu furnizorii și eficientizarea fiecărei categorii de cheltuieli.
A doua direcție vizează impactul furnizorilor în succesul (sau eșecul) operațional și financiar al companiei cumpărătoare. Imaginați-vă că, în trecut, activități care acum sunt efectuate de către furnizori, erau derulate intern, cu proprii angajați. Iar HR-ul depunea eforturi sistematice de recrutare a celor mai buni angajați, de monitorizare a performanței, de motivare, retenție și dezvoltare. Scoase în afara companiei, pentru susținerea calității, a costurilor, a timpilor de livrare a respectivelor activități generatoare de bunuri sau servicii, este evident că același efort de selecție a celor mai buni furnizori, de monitorizare a performanței, de motivare, retenție și dezvoltare trebuie direcționat și către aceștia.
Optim este să vedem furnizorii drept o verigă, o za în “lanțul de aprovizionare”, metaforă ce subliniază cooperarea în serie, dependența mutuală și, poate cel mai important, punctează legătura dintre membri: valoarea este adăugată nu doar de fiecare element din lanț, ci și de calitatea relației dintre aceștia. Procurementul modern a dezvoltat tehnici specifice de selecție strategică a furnizorilor, de dezvoltare a performanței acestora, de dezvoltare a relațiilor cu furnizorii, de susținere a potențialului inovativ al furnizorilor.
Gândim „unelte” noi atât pentru buyeri, cât și pentru funcțiile de achiziții și de HR, urmărind constant viziunea noastră de a fi recunoscuți drept compania care a activat potențialul extraordinar al funcției de achiziții în România (...) Am fost prima companie din România care a venit cu cursuri născute din experiență, adaptate la mediul local (...) Am fost poate prima persoană „străină de companie” pe care buyerii au simțit că o au aproape pentru un sfat, o direcție, o validare...
L.N.: Care sunt activitățile principale pe care le-ai desfășurat și le desfășori pentru educarea în achiziții non-publice?
A.I.: Primul an de activitate, 2014, a fost destinat cu preponderență creșterii conștientizării companiilor asupra importanței funcției de achiziții. Am publicat pe blogul propriu multe articole, am susținut conferințe și workshopuri gratuite. În 2015, am început susținerea cursurilor open în București, Timișoara și Cluj, însoțite de ședințe gratuite de coaching și mentoring. În 2016, am dezvoltat portofoliul de cursuri și am introdus în agenda și cursurile in house, în București și în țară. 2017 a urmat trendul de dezvoltare de produse, oferind către companii un pachet integrat de servicii adresate funcției de achiziții, format din consultanță, training, coaching de echipă și individual.
2018 și 2019 vor dezvolta și mai mult portofoliul de produse și servicii, rămânând fidelă misiunii de dezvoltare a profesioniștilor și funcției de achiziții, de creșterea a statutului și reputației acestei profesii.
Gândim „unelte” noi atât pentru buyeri, cât și pentru funcțiile de achiziții și de HR, urmărind constant viziunea noastră de a fi recunoscuți drept compania care a activat potențialul extraordinar al funcției de achiziții în România, fiind determinați să dezvoltăm o comunitate de profesioniști pasionați de achiziții, capabili să demonstreze cunoștințele, abilitățile și valorile necesare pentru a fi competitivi la nivel mondial în întregul spectru al profesiilor de achiziții.
L.N.: Care au fost și sunt reacțiile publicului țintă la activitatea ta și a companiei pe care ai fondat-o, Purchasing Training?
A.I.: Ideea de a înființa această companie a venit pe fondul nevoii resimțite și de mine, încă din 2008, de instruire în această profesie ce nu se preda în nicio instituție de învățământ din România. Am studiat mult de una singură, am urmat cursuri ale institutelor din afara țării, am aplicat, testat, îmbunătățit și cules rezultate în Erste Group Procurement (departametul de achiziții al BCR), unde am lucrat aproape 9 ani de zile, parcurgând din rol de Procurement Coordinator toate etapele de dezvoltare ale unui departament de achiziții profesionist. Dorința de a împărtăși cu alții a venit apoi natural. Pentru cursanții mei, a fost ca o gură de aer proaspăt (zâmbește).
Am fost prima companie din România care a venit cu cursuri născute din experiență, adaptate la mediul local, care oferă buyerilor și provocări diferite de cele din țările cu o tradiție îndelungată în procurement.
Am fost poate prima persoană „străină de companie” pe care buyerii au simțit că o au aproape pentru un sfat, o direcție, o validare- prin training, coaching sau discuții la o cafea și pe care au simțit-o că se luptă pentru ei, pentru creșterea statutului, a reputației, a recompenselor.
Am căutat să dau aripi oamenilor din această profesie, iar bucuria mea cea mai mare este că, în foarte multe cazuri, am și reușit (zâmbește), atât cu persoane din țară, cât și din afara țării.
Descoperă cursul "Negocierea strategică în achiziții", care atinge aspectele esențiale ale procesului de negociere în achiziții, pornind de la însușirea conceptelor fundamentale în achiziții, pe care se bazează identificarea strategiei optime de de negociere cu furnizorii!
HR-ul a constatat de mult că această atitudine nu mai este susținută de către piață și a reacționat către selectarea optimă a angajaților, dezvoltarea lor, urmărirea performanței, retenția și fidelizarea celor buni (...) din păcate sau din fericire, piața nu mai susține o relație adversarială cu furnizorii, iar schimbarea frecventă a acestora vine cu costuri de calitate, performanță, de oportunitate foarte mari...se conturează ideea pe care eu o tot promovez că a început lupta pentru furnizorii de top...furnizorii de top vor clienți de top, integri, etici, transparenți, organizați, cooperanți.
L.N.: Din cursurile și programele pe care le desfășori, care ai observat că sunt tendințele principale care se manifestă pe piața specifică din România și cum a evoluat ea în ultima perioadă? Cu ce și cum se diferențiază de cea din țările cu tradiție și educație solidă în acest sens?
A.I.: Două tendințe principale îmbucurătoare am constatat în ultimii 5 ani, de când am pornit proiectul Purchasing Training:
⦁ Prima direcție vizează angajații, în ultimii ani, Codul ocupațiilor din România crescând numărul meseriilor aferente achiizițiilor moderne, astfel încât putem să corelăm mai corect responsabilitățile specifice unei anumite ramuri a Procurement-ului cu meseria din COR.
Totodată, prin analiza tipologiei cursanților mei, constat două tendințe pozitive: creșterea ponderii la curs a IMM-urilor, însemnând recunoașterea de către aceștia a nevoii unui management al cheltuielilor și relațiilor cu furnizorii dn faze incipiente ale afacerii. Pe de altă parte, dacă în primii ani, cursanții își susțineau financiar singuri cursurile și în multe situații chiar își luau zile de concediu- ponderea celor finanțați de către companie fiind de maxim 20%, până în 2018, raportul s-a schimbat, ajungând ca 90% dintre cursanți să fie susținuți financiar și operațional de către companie. Dacă în 2014-2015, eram contactată direct de către cursanți, acum, angajarea trainingurilor (open sau interne) se face de către Procurement manager, HR sau chiar CEO.
⦁ A două direcție vizează furnizorii. După vechiul model aplicat angajaților: „ mai sunt alții la poartă care abia așteaptă să se angajeze”, așa de nefast au rulat mulți ani și achiziții: „mai sunt alți furnizori la poartă care abia așteaptă contractul”. Relațiile cu furnizorii fiind conduse adversarial, coercitiv de către responsabilii de achiziții. HR-ul a constatat de mult că această atitudine nu mai este susținută de către piață și a reacționat către selectarea optimă a angajaților, dezvoltarea lor, urmărirea performanței, retenția și fidelizarea celor buni.
Pe fondul specializării și centralizării achizițiilor și creșterii competențelor buyerilor, aceeași concluzie o sesizez și în mintea lor și în mesajul cu care merg către clienții interni. Pentru că, din păcate sau din fericire, piața nu mai susține o relație adversarială cu furnizorii, iar schimbarea frecventă a acestora vine cu costuri de calitate, performanță, de oportunitate foarte mari. În mintea tuturor, mai ales pentru produsele strategice, se conturează ideea pe care eu o tot promovez că a început lupta pentru furnizorii de top. Iar furnizorii de top vor clienți de top, integri, etici, transparenți, organizați, cooperanți.
Tendința pe care o văd în continuare, lucrând în proiecte de consultanță internă, este reorganizarea și schimbarea culturii companiei și sub efectul schimbării modului în care se fac și se organizează achizițiile.
Practica și experiența îmi semnalează patru categorii mari de beneficii (...) Buyerul modern este în primul și în primul rând un strateg...Buyerul modern este un analist...a reduce complexitatea profilului unui profesionist în achiziții doar la rolul de negociator, este cea mai mare greșeală pe care o poți face...constat cum buyerul modern se transformă ușor -ușor în consultant.
L.N.: Care sunt în mare beneficiile Managementului Strategic al Achizițiilor pentru orice companie, indiferent de mărimea ei?
A.I.: Practica și experiența îmi semnalează patru categorii mari de beneficii (pe care le-am văzut realizându-se treptat, cu proprii ochi și ..rapoarte specifice), privindu-le din perspectiva:
1. Eficienței proceselor de achiziții: reduceri de costuri, ușurința identificării categoriilor cu potențial de reducere de costuri, eliminarea penalităților de plată și garantarea reducerilor de volum;
2. Efectivității funcției de achiziții în organizație: ușurința cuantificării performanței procurementului, cost total redus și ROI ridicat al funcției de achiziții, reducerea timpului de raportare;
3. Creșterii motivației buyer-ilor: eliminarea frustrărilor generate de presiunea timpului în proiectele de achiziții, creșterea stimei de sine și a importanței în cadrul organizației, o percepție mai mare asupra puterii personale în negocierile cu furnizorii;
4. Calității furnizorilor înrolați într-un proces de management al performanței și relațiilor colaborative: furnizorii motivați sunt mai predispuși să investească alături de cumpărător, costuri mai mici cu identificarea, selectarea, instruirea, monitorizarea acestora, îmbunătățirile progresive premise furnizorilor atunci când ne luăm angajamentul unui contract pe termen lung, tratament preferențial și flexibilitate din partea furnizorilor în situații de urgență, risc mai mic de eșec surprinzător al furnizorilor, de calitate și performanță slabă ajungând până la…caută să susținem și să dezvoltăm potențialul de inovație al furnizorilor.
L.N.: Care este profiul "buyer-ului modern"?
A.I.: Buyerul modern este în primul și în primul rând un strateg: atunci când elaborează strategia proiectului de achiziții, când pregătește strategia de implementare și cuantificare a reducerilor de costuri, când dezvoltă strategia de achiziție pe categori și furnizori...când planifică negocierea cu furnizorii. Buyerul modern este un analist: a nevoii, a cererii, a ofertelor, a costurilor și prețurilor. Își completează personalitatea cu rolurile de cercetător și de detectiv (al furnizorilor și clienților interni). Este interfața dintre furnizori și clienții interni, punându-și acum costumul de comunicator.
Buyerul modern știe că rolul de negociator nu este singurul care îl definește...și că, a reduce complexitatea profilului unui profesionist în achiziții doar la rolul de negociator, este cea mai mare greșeală pe care o poți face. Pentru că negocierea intervine abia la finalul unui proces complex și că potențialul de reducere de costuri din negociere este de minim 10 ori mai mic decât cel obținut din abordarea profesionistă a întregului proces. Și, pe măsură ce reputația lui crește, constat cum buyerul modern se transformă ușor -ușor în consultant.
