Analiza costurilor în 5 pași

In ultimele trei luni cei mai multi dintre noi am interactionat foarte mult prin social media. Am deschis de mai multe ori pagini de Facebook, de Linkedin, Instagram sau alte aplicatii pe care poate nu le foloseam atat de intens cand socializarea fata in fata era posibila.

Si uite asa, mie cel putin, imi vine acum din ce in ce mai des in minte acel „La ce te gandesti?” din Facebook.:)

Asadar primul gand a fost sa scriu un articol. Apoi a venit urmatoarea intrebare: la ce subiect te-ai gandit? Pai....mi-am zis eu, ar trebui sa fie un articol pe o tema foarte actuala si care sa aduca si valoare celui care citeste. Zis si facut pentru ca urmatorul gand a si aparut legat de  analiza costurilor. Cred ca acum orice organizatie gandeste cum sa faca sa fie cat mai productiva si sa-si mentina cotele de profit. De aici pana la intrebari legate de oportuitatea derularii sau nu a unor proiecte nu mai este decat un pas. Cum faci cu adevarat o analiza de costuri, care sunt etapele, ce este de luat in considerare si cum fac exact acest lucru?

Te invit sa citesti mai jos cum poti sa faci aceasta analiza in 5 pasi:

1. Aduna informatii  financiare

Pentru fiecare tip de cost pe care intentionezi sa-l incluzi in analiza ta de costuri, vezi de unde poti obtine cifrele exacte pentru a calcula acel tip de cost. Daca nu ai de unde sa iei informatia atunci trebuie sa estimezi costul. In acest caz ai grija cum faci aceasta estimare ca ea sa fie cat mai realista. De acest lucru va depinde acuratetea intregii analize de costuri si implicit deciziile financiare care se vor lua ulterior.
Atunci cand faci o estimare, cauta sa te inspiri din surse fiabile care pot fi aplicate cat mai aproape de scopul tau. De exemplu, daca trebuie sa estimezi costuri cu  salarizarea, utilizeaza ca cifre valoarea unui salariu medii pentru un angajat la nivel local, nu la nivel national.

2. Costurile directe totale pentru proiect

Folosind informatiile pe care le-ai adunat, adauga costurile cu salariile, consumabilele, materialele si alte costuri care se aplica numai proiectului pe care il evaluezi. Extinde aceste costuri pe perioada de timp pentru care faci analiza costurilor.
Dac efectuezi o analiza de costuri pe termen lung, calculeaza costurile directe pe o luna, apoi extindele pe toata durata proiectului tau.
Cand calculezi costurile cu personalul, ai grija sa incluzi si costul beneficiilor oferite angajatilor implicati.

3. Costurile indirecte totale pentru proiect

Aici trebuie sa ai grija sa determini cum imparti foecare cost la proiectul tau. Si pentru a fi cat mai explicita vin cu un exemplu legat tot de salarii. In aceasta etapa a analizei va trebui sa aloci si costul pentru responsabilii de personal, inclusiv pe cel al directorului de resurse umane. Avand in vedere ca acesta nu lucreaza doar pentru personalul implicat in proiectul pentru care faci analiza de cost este logic sa imparti salariul directorului in functie de numarul de angajati din proiect. Daca ai 10 angajati in total, dintre care doar 2 sunt dedicati proiectului sau serviciului pe care il evaluezi, vei aloca 20% din salariul directorului proiectului pentru care faci analiza de costuri.

4. Deprecierea activelor

Daca activele de capital din  organizatie, inclusiv mobilier, echipamente sau accesorii, trebuie utilizate pentru a implementa proiectul sau pentru a furniza serviciul pe care il evaluezi, deprecierea acestor active ar trebui inclusa in costurile totale pentru proiectul tau.
Calcularea deprecierii poate fi un o etapa mai complicata. Iti sugerez sa apelezi pentru acest lucru la colegii de la contabilitate care iti pot da cifrele corecte mult mai usor si mai repede decat o poti face tu.

5. Costurile ascunse

Nu uita de costurile ascunse. Este foarte posibil sa  existe costuri suplimentare care sa nu apara pe niciun cod bugetar sau inregistrare financiara. Daca vei include si o estimare a acestor costuri, analiza ta va fi mult mai apropiata de realitate si va avea o mai mare credibilitate. 
De exemplu, daca faci analiza costurilor pentru un proiect cu scop non-profit, costurile ascunse ar putea include valoarea estimata a orelor de voluntariat sau  a materialelor donate.
Costurile ascunse pot include si costuri de oportunitate. De exemplu, lansarea unui astfel de proiect poate afecta capacitatea organizatiei de a face alte proiecte in acel interval de timp.

In baza celor constatate ca urmare a analizei  vei putea  determina ce actiuni trebuie sa urmeze. 

Acum cred ca este mai usor si mai clar pentru tine cum poti face o analiza de costuri pentru un proiect sau un serviciu, dar as vrea sa nu uiti ca inainte de a fi luata decizia finala de catre cei autorizati din organizatie este posibil sa apara intrebari  suplimentare, indicand ca este necesara o analiza mai in detaliu. Asadar este bine sa-ti stabilesti de la inceput nivelul de detaliu la care vei face analiza in functie de importanta si valoarea proiectului pe care il analizezi pentru a evita munca suplimentara pentru tine.

Iti doresc succes si spor la treaba!