Bune practici pentru gestionarea achizitiilor indirecte

Știai că de fapt cheltuielile cu achizițiile indirecte ale unei companii pot reprezenta 25-40% (sau chiar mai mult!) din totalul achizițiilor făcute?

Având în vedere acest aspect atunci putem spune că este extrem de important pentru buyeri să găsească modalități de a ține sub control fiecare leu, euro sau dolar cheltuit cu achizițiile indirecte în vederea minimizării riscurilor și pierderilor datorate fraudei, erorilor umane, cheltuielilor nepotrivite și aprovizionării ineficiente în cadrul organizației.

Pe o piață extrem de competitivă, volatilă și incertă, așa cum se prezintă ea astăzi, este necesar să vă concentrați pe achizițiile indirecte. Acest lucru poate fi făcut prin achiziții strategice,  îmbunătățirea continuă a acestora și prin obținerea unui cost total de achiziție mai mic, alături de o gestionare cât mai bună a fluxului de numerar.

Păstrați mereu în minte idea că indiferent de industrie, puteți avea un management mai eficient al cheltuielilor prin achizițiile indirecte incluzând câteva modificări strategice în procesul vostru de achiziții.

În funcție de cât de deschisă este fiecare companie la adoptarea digitalizării și utilizarea tehnologiei, putem vorbi despre scoaterea la lumina zilei a achizițiilor indirecte care au stat până acum într-un con de umbră.  Puteți face acest lucru prin analiza datelor existente și îmbunătățirea acestora. Sigur acest lucru poate fi mai dificil pentru unii decât pentru alții, dar pentru cei care sunt gata să o facă vă invit să citiți mai jos câteva din așa numitele bune practice în procurement pe acest subiect:

Implicați-vă în managementul schimbării

Primul pas constă în a informa toate departamentele din organizație despre schimbările pe care intenționați să le faceți în cadrul departamentului de achiziții și în special asupra cheltuielilor prin achizițiile indirecte. Puteți face scurte seminarii informative și actualizări privind auditul intern al achizițiilor, menționând că faceți acest lucru cu scopul strict de a avea împreună aceeași înțelegere a modului în care se vor desfășură lucrurile în viitor.

În plus, puteți utiliza indicatorii cheie de performanta (KPIs), cum ar fi conformitatea contractelor, variațiile bugetului și valori legate de MRO (Maintenance, Repair, Operations) care de obicei nu sunt cuprinse vizibil în niciun produs final pe care îl produceți. Acești KPIs vă vor ajuta să găsiți mai ușor  criterii utile pentru identificarea zonelor în care achizițiile indirecte ar putea fi reglate. Un sistem sănătos de KPIs se potrivește că o mănușă cu îmbunătățirea continua.

Dacă apelați la digitalizare în achiziții, asigurați-vă că investiți și în educație și formare profesională cu cel puțin șase luni înainte de utilizarea și/sau upgradarea softului/aplicației, pentru a permite adapatarea tuturor celor implicați la noul mod de lucru și a oferi  timpul necesar pentru că toată lumea să se familiarizeze cu noile procese de achiziții  precum și cu rolurile lor în cadrul acestora. Continuați să oferiți asistență și instruire de fiecare dată când aduceți ceva nou. Această abordare vă va asigura că toată lumea vă accepta noul mod de lucru și nu va căuta modalități de eludare a procesului din cauza frustrării.

Colaborați cu furnizorii

Furnizorii pot fi o resursă pentru îmbunătățirea proceselor, precum și a produselor și serviciilor. Cu un Supplier Relationship Management sănătos și eficient, folosind constant comunicarea și păstrând o abordare colaborativă, veți reuși să lucrați împreună cu furnizorii în căutarea reducerii costurilor și în găsirea de  inițiative benefice atât pentru voi, cât și pentru ei.

Aceste parteneriate vă pot asigura că vă sunt îndeplinite cerințele de conformitate, eficiență, și justa gestionare a cheltuielilor la ambele capete ale fiecărei tranzacții. De asemenea, vă pot ajuta să gestionați mai ușor categoriile de achiziții simplificându-vă activitatea de achiziții, dar permițând totuși o flexibilitate. De asemenea veți găsi avantaje și în gestionarea contractelor prin îmbunătățirea costurilor, reducerilor de preț, condițiilor contractuale, etc.).

Folosiți experți

Spre deosebire de achizițiile directe, atunci când achizițiile indirecte nu sunt optimizate avem sute  de furnizori diferiți și cu fiecare există o cifră de afaceri variabilă (poate chiar mare), grade de conformitate diferite și reducerile de costuri sunt de cele mai multe ori scăpate de sub control pentru că sunt extrem de greu de urmărit și de gestionat.  În acest sens este recomandabil să luați în considerare utilizarea unor experți pe anumite categorii de achiziții indirecte, acest lucru însemnând chiar externalizarea unor servicii.

Această abordare vă poate aduce oportunități pe care până acum nu le-ați identificat cum ar fi reducerea risipei, a deșeurilor, îmbunătățirea și eficientizarea proceselor din organizație și posibilitatea reală de a extrage o valoare mai mare din toate achizițiile plecând de la rechizitele de birou până la achiziția de utilaje industriale.

Spuneți adio cheltuielilor nejustificate

Gestionarea achizițiilor indirecte presupune un efort complex și în același timp o provocare. Această provocare vă aduce cu siguranță recompense extraordinare prin oferte mai potrivite,  economii de costuri, îmbunătățiri ale proceselor și schimbarea cu adevărat benefică prin transformarea departamentului de achiziții din unul care gestionează cheltuielile în mod reactiv la un department care aduce permanent inovație și este proactiv. Pe scurt această înseamnă să fii o sursă de valoare reală în compania în care lucrezi. Nu vă mulțumiți cu informații incomplete, nu vă asumați riscuri inacceptabile și toate acestea neștiind nici măcar la ce vă expuneți pe termen mediu sau lung.

În încheiere nu pot să mai fac altceva decât să vă îndemn să preluați controlul asupra achizițiilor indirecte și astfel veți îmbunătăți productivitatea, procesele și cu siguranță profitabilitatea.

Spor la treabă!