Ce sunt KPI's?

Nu intamplator, la accesarea vestitului motor de cautare "google", la interogarea "indicatori de performanta" apar peste 28.600.000 de referinte afisate in mai putin de 0.28 secunde... Indicatorii de performanta sau "Key performance indicators (KPI)" prezinta diverse acceptiuni si sunt interpretati diferit de utilizatori. Pentru a seta corect asteptarile cu privire la indicatorii de performanta se impune o prima discutie cu privire la legatura intre obiectiv - indicator de performanta - informatie - indicator.

Obiectivul - formalizeaza SMART tintele companiei cu privire la performanta cantitativa in toate exprimarile sale posibile (profit, cifra de afaceri, piata, vanzari, lichiditate, costuri, nr. contracte etc.) sau performanta calitativa - comportamente solicitate pentru atingerea performantei. Obiectivul este fie de natura strategica (formulat ca obiectiv strategic nr. 1) fie de cele mai multe ori setat pentru a indeplini la nivelul politicilor anuale obiectivul strategic. Exprimarea acestor obiective cantitative si calitative se face intradevar prin intermediul Indicatorilor de performanta in mod diferit.

Indicatorii de performanta - sunt definiti generic ca masuratori prin care conducerea, managementul si investitorii pot sa evalueze performanta afacerii pe termen mediu si lung si care asigura comparabilitate intre diverse industrii, in dinamica.

Indicatorii sunt de regula sunt rezultanta unei evolutii in timp, sugerand dinamica fata de o baza de referinta, cu sau fara scop strategic.

Nu tot ce poate fi masurat reprezinta indicator de performanta. Exista informatii (ex. nr facturi, nr. rebuturi, nr. angajati, etc.) care nu trebuie sa fie neaparat considerate indicatori de performanta si care servesc uneori doar ca si cuantificari ale unei situatii date, fara scop comparativ sau de predictie.

Indicatorii cheie de performanta raspund unor intrebari diverse: „Unde suntem?”, „Unde vrem sa ajungem?”, „Cum facem asta?”, oferind informatii cu privire la stadiul curent, comparatii de piata, target viitor. Prin urmare, se impune o selectie clara a KPI – Indicatori cheie de performanta ca fiind acei indicatori care:

K = furnizeaza avantaj competitiv, legat de obiectivele strategice, legat de functionarea unitatii de afaceri in mod direct

P = sunt legati de performanta in mod direct, clar masurati, cuantificati, cu cauze de influenta prestabilitate

I = asigura comparabilitate fata de diverse referinte, orientat catre corectii viitoare si care nu explica evenimente istorice

Care sunt principalii cinci KPI's cei mai folositi de catre companii? De ce?

Nu exista un raspuns universal valabil pentru aceasta intrebare. De regula indicatorii de performanta se regasesc in zona masurarii a trei elemente: activitate, profitabilitate si productivitate.

Masurarea productivitatii reprezinta interdependenta intre doua seturi de date; masoara cum unul dintre seturile de date variaza fata de celalalt. (input vs. output). Exemplu: consumul de materiale la 1000 kg produs finit, numarul de angajati implicati la un serviciu prestat, numarul de produse intr-o ora de productie.

Masurarea activitatii arata cum o valoare s-a modificat versus o baza anterioara. Exemplu: consumul de materiale/1000 kg anul curent fata de anul precedent, nr. produse finite realizate din perioada n+1 fata de n, etc., nr. de contracte de vanzare semnate in perioada n+1 fata de perioada n, cifra de afaceri realizata in perioada n+1 fata de perioada n, etc.

Masurarea profitabilitatii arata in ce masura o valoare investita produce un rezultat asteptat. Exemplu: profitul companiei la capitalul investit, profitul marginal, profit la cifra de afaceri, costul operational la cifra de afaceri.

Indicatorii de performanta pot fi: indicatori strategici – oferind informatii conducerii unei companii (profit la capitalul investit, risc vs. oportunitate, profit la active utilizate, cifra de afaceri, cota de piata, pret actiuni, satisfactia angajatilor si satisfactia clientilor), indicatori manageriali – oferind informatii managementului (disponibilitatea resurselor, planificare vs. efort, cost la venit vs. buget) sau indicatori operationali – oferind informatii asupra performantelor individuale (relationati de procese, activitati, produse, specificatii, proceduri, eficienta)

Alegerea KPI relevanti pentru o companie tine cont de numerosi factori: obiectivele strategice (cifra de afaceri, profit, costuri – dezvoltare intensiva sau extensiva), temporizarea activitatii (orientare pe termen lung sau „quick win”- obtinere de profit imediat), profilul companiei (servicii, productie, distributie), situatie actuala pe curba dezvoltarii companiei (crestere, maturitate, declin), inclusiv stilul de management practicat in companie. Spre exemplu, s-a constatat conform studiului intreprins de James Henderson (profesor Management strategic IMD Laussane) ca firmele aflate in faza de organizare vor urmari cu precadere indicatori cheie de performanta legati de cresterea cifrei de afaceri, gradul de penetrare pe piete noi, nr. de clienti activi, dezvoltarea canalelor de vanzari si distributie, dezvoltarea personalului. Companiile aflate in crestere isi vor orienta setul de indicatori cheie de performanta in zona profitului pe capitalul investit, a profitului operational si marginal, a valorii economice adaugate. In cele din urma, organizatiile mature se vor concentra asupra indicatorilor legati de fluxul de numerar, capacitatea de plata, investitii/dezinvestitii, gradul de crestere organica.

Nu in ultimul rand pasii importanti pentru alegerea setului de indicatori de performanta potriviti (generici sau/si cheie) ii reprezinta si:

a) Clarificarea rezultatului asteptat: schimbare/schimbare relativa/nici o schimbare, elemente care afecteaza direct rezultatul asteptat, valoare, orizont de timp, unitate de analiza, participanti

b) Listarea posibililor indicatori si selectia unanima (comisie, comparatie cu alte companii)

c) Evaluarea fiecarui indicator in baza unor criterii multiple (raport direct de influenta cu rezultatul scontat, set adecvat ca si numar de indicatori)

d) Selectarea celor mai buni indicatori in raport cost/credibilitate vs. eficienta informatie

Cum trebuie o organizatie sa foloseasca KPI's?

Raspunsul este simplu! In primul rand este nevoie de setarea corespunzatoare a acestora, conform principiilor de considerare a KPI, mentionati interior. Este nevoie ca indicatorii sa fie ancorati in dinamica si tipologia companiei respective, precum si de mult discernamant in monitorizarea, controlul lor. Nu in ultimul rand este nevoie ca acesti indicatori de performanta sa fie ilustrarea cat mai fidela a obiectivelor companiei cascadate pana la ultimul nivel si exprimate in indicatori operationali de urmarit in fiecare department/functiune/angajat. Altfel, setul de indicatori va fi un minunat tablou de bord greu accesibil si inteligibil la nivel organizational, o “poza” memorabila insa complet ne-functionala.