Cum să scrii un e-mail care să fie citit

Statisticile spun ca zilnic se trimit aproape 210 miliarde de e-mailuri. Surprinzator? Nu tocmai, tinand cont de virtualizarea lumii si fenomenul social media din ziua de azi. Un e-mail este o carte de vizita pentru tine si nu de putine ori ceilalti isi formeaza prima impresie despre tine dintr-un e-mail. Si sa nu uitam ca nu avem o a doua sansa pentru a face prima impresie: in proportie de 80% aceasta nu se mai schimba ulterior.

Pentru a scrie eficient, rapid și cu impact îți recomandam cursul: Content Writing

In acest articol vei afla cateva recomandari care te vor ajuta sa scrii un e-mail care sa fie citit si al carui mesaj sa fie de impact.

1. Structura unui e-mail

Cu cat este mai clar si logic structurat un e-mail, cu atat va fi mai agreabil si mai usor de citit de catre destinatar. Un e-mail are 3 sectiuni, si pentru fiecare cateva reguli de urmat.

Subiectul

Subiectul trebuie sa fie clar, concis si sa surprinda esentialul mesajului. Te poti inspira din titlurile de ziar pentru a formula subiecte de impact pentru e-mail-urile tale.

De folosit: Raport activitate proiect X, deadline 30.04; Sedinta departament, 10.04, ora 14, sala F01

De evitat: Buna ziua; Urgent; Rugaminte

Subiectul trebuie sa il anunte pe destinatar despre continutul e-mail-lui si sa incite la o actiune din partea acestuia. In plus, folosirea unor cuvinte cheie vor facilita cautarile ulterioare prin casuta de mail.

Continutul

Continutul trebuie sa aiba o structura clara si o lungime care sa se incadreze intr-un ecran de computer. Organizeaza mesajul astfel:

Formula inceput: alege o formula adecvata destinatarului si contextului si foloseste o abordare personalizata; va avea un impact mai mare.

Ideea principala: inainte de a intra in detalii, prezinta ideea principala a mesajului pentru ca destinatarul sa stie la ce sa se astepte de la e-mail-ul tau. Exceptie fac e-mail-urile in care dai o veste proasta sau un feedback pentru un comportament negativ. Atunci foloseste tehnica sandwich-ului pentru a-ti impacheta mesajul intr-o forma usor de digerat.

Paragrafe: Foloseste cate un paragraf pentru fiecare idee din e-mail. Astfel, structura va fi mai clara.

Cerințe / intrebari (bullet): Daca ai de prezentat agenda unei intalniri sau daca ai o lista de intrebari/cerinte la adresa destinatarului, foloseste bullet-uri sau numeroteaza-le. Vor fi mai usor de urmarit si destinatarului ii va fi mai usor sa iti raspunda la solicitari.

Beneficii: In cazul in care soliciti ceva din partea destinatarului, nu ezita sa prezinti si benefiicile pe care lor vor avea el si/sau echipa in urma indeplinirii sarcinilor.

Timp de raspuns: Nu uita sa precizezi deadline-ul pana cand astepti raspuns sau rezolvarea unor chestiuni. Ii va oferi o viziune temporala exacta destinatarului si isi poate stabili prioritatile pentru e-mail-urile sale.

Incheierea

In incheiere, foloseste o formula adecvata si adauga semnatura, care trebuie sa contina numele, compania, date de contact.

Pe scurt, aceasta este sinteza structurii unui e-mail.

Stilul

Stilul nostru de comunicare reflecta personalitatea, temperamentul, educatia, atitudinea existentiala. Acesta isi va pune fara indoiala amprenta si pe e-mail-urile pe care le scriem, in vocabularul ales, modul de exprimare, modul de construire a frazelor, abordare mai mult sau mai putin directa. Obiectivul tau este sa fii asertiv in comunicare, deci si atunci cand trimiti e-mail-uri. Prin urmare, pentru a fi diplomat in mesajele pe care le trasmiti, adopta un stil indirect. Stilul direct, considerat destul de brutal de unii oameni, este in general apreciat de americani. In cultura europeana insa, stilul indirect este mult mai agreat.

Stil direct: Nu sunt de acord!

Stil indirect: As putea face o recomandare pentru situatia data?

Foloseste formulari la diateza pasiva, pentru a te concentra pe actiune, si nu asupra persoanei. Este foarte important mai ales atunci cand te referi la o situatie negativa sau cand vrei sa atragi atentia asupra unei probleme. Scopul tau este sa gasesti solutia cea mai buna, nu sail arati cu degetul pe vinovat.

Activ: Nu l-ai informat pe George ca incidentul nu a fost raportat.

Pasiv: George nu a fost informat ca incidentul nu a fost raportat.

Tonul

Orice e-mail are si un mesaj paraverbal, care se citeste printre randuri. Nu numai vocea are un ton, acesta se imprima si in mesajele scrise pe care le compui. Asa ca asigura-te ca e-mail-urile tale transmit o atitudine pozitiva si asertiva.

Transforma negativul in pozitiv. Reactia instinctiva a omului la NU este sa opuna rezistenta. Astfel, prin formulari pozitive, vei avea un impact constructiv si motivant asupra celorlalti.

Negativ: Nu îți poți lua liber pâna nu termini proiectul.

Pozitiv: De îndata ce termini proiectul, îți poți lua câteva zile libere.

Lasa-l pe destinatar sa fie eroul e-mail-ului. Pune accentul pe persoana si actiunile lui, lasandu-te pe tine in plan secund.

Accent pe tine: Aș vrea sa știu ce credeți despre aceasta situație.

Accent pe destinatar: Ce parere aveți despre aceasta situație?

Exceptie fac situatiile cand vrei sa faci o critica unui comportament. In astfel de situatii, asuma-ti starile si sentimentele. Spune CUM te simti, CAND – care este comportamentul celuilalt care te deranjeaza si DE CE – ce impact are.

Cum?

Ma deranjeaza

Când?

Cand intarzii la intalniri

De ce?

Pentru ca ma simt lipsit de importanta

In incheiere, iata cateva recomandari generale:

Inainte de a trimite un e-mail, mai citeste-l o data ca sa te asiguri ca este corect din punct de vedere gramatical si al ortografiei. Nu te baza pe scuza lipsei de timp; destinatarul va spune ca esti neglijent si ca nu ii acorzi suficienta importanta daca ii trimiti e-mail-uri cu greseli sau erori de orice fel. Daca scrii un mesaj cand esti pe fuga, salveaza-l in Draft-uri si reciteste-l putin mai tarziu, inainte de a-l trimite.

Scrie e-mail-uri cand esti calm. La furie, oamenii se controleaza mai greu si e posibil sa spui lucruri pe care le vei regreta. In plus, mai mult ca sigur tonul mesajului iti va trada sentimentele.

Evita sa folosesti adresa de e-mail profesionala pentru a trimite glume colegilor si prietenilor. Cu atat mai putin barfe despre colegi sau colaboratori.

Trimite un e-mail doar persoanelor interesate de continutul sau.

Nu uita! Un e-mail care da dovada de profesionalism este un instrument care te poate ajuta in atingerea cu succes a obiectivelor.

Va doresc tuturor e-mail-uri inspirate!