Emil Tătaru & PEP România: Omul potrivit, la programul potrivit. Despre eficiență. Altfel.
Eficiența. Ne-o dorim. O căutăm. Căutăm, de asemenea, rețete minune care să ne ajute să fim mereu eficienți în tot ceea ce facem. Să fim victorioși în continua luptă cu timpul și informația. Știm cu toții că rețete minune sau vreo baghetă magică cu care să devenim brusc eficienți nu există. Însă, putem căuta (și găsi!) cele mai bune metode pentru că eficiența să devină un aspect obișnuit al muncii noastre cu toate avantajele care decurg din aceasta.
Misiunea lui Emil Tătaru în cadrul Dr. Pendl & Dr. Piswanger România este aceea de a implementa și dezvolta programul PEP în țara noastră- programul prin care eficiența personală trece de la acel stadiu de deziderat continuu la tangibil și firesc. Emil nu are vreo baghetă magică și nici nu vă oferă vreo rețetă magică. Însă, alături de fundamentările și explicațiile cât se poate de bine documentate și probate ale programului în sine, are o veste tare bună pentru noi: eficiența se poate învăța.
Descoperiți mai jos cum și de ce, într-un interviu la finalul căruia, cu siguranță, veți privi eficiența dintr-o cu totul altă perspectivă.
Emil Tătaru și PEP România sau, altfel spus, o viziune mai largă asupra eficienței:
"...am știut că este exact ceea ce urmează să fac...misiune a P&P România, aceea de a ajuta organizațiile să își dezvolte productivitatea și eficiența internă."
Learning Network: Cine este Emil Tataru și ce rol are el în cadrul PEP România?
Emil Tătaru.: În primul rând vreau să menționez că Programul de Eficiență Personală (PEP) nu reprezintă o inițiativă personală, a unui individ. Acest program a fost adus în Romania de compania Dr. Pendl & Dr. Piswanger Romania (P&P Romania), organizație care are peste 15 ani de experiență pe piața de consultanță și resurse umane din țara noastră. Și vorbim aici de o misiune a P&P România, aceea de a ajuta organizațiile să își dezvolte productivitatea și eficiența internă. Toate acestea, cu externalități pozitive pe termen mediu și lung, la nivelul întregii societăți în care trăim.
În tot acest context, eu nu am fost mai mult decât omul potrivit la locul potrivit. Chiar din primul moment în care am luat contact cu programul PEP am știut că aceasta se aliniază perfect cu obiectivele și valorile mele. Pentru mine a fost o experiență foarte interesantă. M-am alăturat echipei P&P Romania după mulți ani petrecuți în organizații de mari dimensiuni, unde am coordonat implementarea de proiecte majore și, cu un grad extrem de ridicat de complexitate. Lucrând în tot acest timp cu oameni, fiecare având stiluri de lucru și motivații proprii, dar în același timp cu termene stricte, bugete, cerințe referitoare la calitate sau stakeholderi multipli, problematica eficienței muncii a devenit una primordială, atât în ceea ce mă privea, cât și raportat la oamenii cu care munceam.
În cadrul PEP România mă ocup de dezvoltarea programului, într-o primă etapă în Romania, programul urmând să fie în curând lansat și în Moldova. Abilitățile de facilitator în domeniul productivității personale mi le-am dezvoltat lucrând, în Olanda, împreună cu Eric Magnusson, cel care a dezvoltat programul PEP la nivel European, punând bazele acestei dezvoltări în urmă cu mai bine de 30 de ani și lucrând continuu la dezvoltarea și adaptarea conceptelor cu care PEP operează.
"Puține organizații conștientizează faptul că în spatele proceselor primare de business există o serie de procese individuale de muncă și că eficiența acestor procese influențează în mod direct nivelul productivității generale. (...) Utilizăm o abordare multilaterală, care combină trainingul și workshopurile de grup cu sesiunile individuale de coacing și consultanță."
L.N.: Ce este PEP și care sunt principiile după care el funcționează? Cui se adresează PEP?
E.T.: Programul PEP se adresează tuturor angajaților care lucrează cu informații, indiferent de nivelul la care aceștia sunt poziționați în cadrul organizației și indiferent de tipul de informație cu care operează: informații electronice, pe format hârtie, etc. Categoriile vizate sunt cele cunoscute la nivel internațional ca ”knowledge workers” sau ”white collars”.
Puține organizații conștientizează faptul că în spatele proceselor primare de business există o serie de procese individuale de muncă și că eficiența acestor procese influențează în mod direct nivelul productivității generale. Vorbim aici de procese referitoare la gestionarea fluxurilor de informații, organizarea muncii și a spațiului fizic sau electronic de activitate, stabilirea obiectivelor corecte, a priorităților, planificare și managementul timpului. Toate aceste procese sunt abordate de programul PEP.
Alege varianta PEP care ți se potrivește:
Programul PEP este unul complex, nu atât din punct de vedere al conceptelor cu care operează, ci din punct de vedere al metodei utilizate pentru implementare. Utilizăm o abordare multilaterală, care combină trainingul și workshopurile de grup cu sesiunile individuale de coacing și consultanță. Facem asta pentru a asigura eficacitatea livrării și sustenabilitatea rezultatelor. Lucrăm cu grupuri mici de angajați: 6-8 persoane pe o perioadă de 6-12 săptămâni. Mai mult, programul se desfășoară la locul de muncă al participanților, în timp ce aceștia lucrează în mod efectiv la sarcinile lor curente. Astfel, ne asigurăm că angajații știu cum să transpună în munca lor conceptele învățate, înțeleg cum aceste concepte pot fi adaptate specificului muncii lor și își consolidează noile aptitudini și comportamente pe o perioadă lungă de timp.
Trainingul tradițional are o eficacitate extrem de limitată. Studiile recente au demonstrat că uităm în medie 50% din ceea ce am învățat chiar în prima oră de la finalizarea trainingului. Situația este și mai dramatică pe măsură ce avansăm în timp: în primele 24 de ore uităm 70% din informații, iar într-o săptămână nu ne mai amintim peste 90% din ceea ce ne-a fost prezentat.
Programul PEP este în așa fel conceput încât conceptele utilizate să fie prezentate cât mai simplu și clar posibil în sesiunile de grup, facilitând astfel abstractizarea și adoptarea noilor moduri de lucru. Reducerea complexității și a ambiguității reprezintă atuuri fundamentale ale programului, ajutând participanții să poată trece rapid la acțiune. Însă nu este suficient, trebuie să lucrăm împreună cu fiecare participant pentru a adapta soluțiile fiecărui context individual și pentru a asigura persistența noilor comportamente. Pentru asta utilizăm sesiunile individuale de coaching, 4 în total pentru fiecare participant, pe parcursul celor 2-3 luni de implementare.
Și nu ne oprim aici, la 12 luni de la finalizarea programului, organizăm o sesiune suplimentară de ședințe de coaching individual cu fiecare participant, pentru a verifica modul în care obiceiurile productive au fost menținute și a face ajustări, acolo unde este necesar.
"...introducerea noilor instrumente de lucru...nu a generat creșteri pe măsură și în rândul productivității individuale a angajaților....Vestea bună este că eficiența personală, ca orice altă abilitate poate fi învățată și dezvoltată."
L.N.: Ce înseamnă în vizunea ta, Emil, eficiența personală?
E.T.: La modul general, termenul de eficiență este adeseori asociat celui de productivitate. Eficiența poate fi definită foarte simplu ca abilitatea de a obține rezultate superioare (mai mult, mai bine, etc.), utilizând același nivel de resurse. O definiție alternativă a eficienței este aceea de a obține rezultatele curente, reducând nivelul de resurse consumate. La rândul său, productivitatea este identificată ca raport între rezultatele obținute și resursele consumate.
Astfel, productivitatea nu reprezintă altceva decât o stare de fapt, un indicator de cuantificare a performanței, o imagine asupra raportului output/input, la un anumit moment. Spre deosebire de productivitate, eficiența poate fi privită ca o însușire, o abilitate a unei persoane sau a unei entități, de a genera rezultate de calitate, reducând risipa de materiale, timp sau energie.
În consecință, pentru a crește nivelul total al productivității, organizațiile pot apela la automatizare, digitalizare, inovație sau optimizare a proceselor de business. Experiența ultimelor decenii a dovedit însă că introducerea noilor instrumente de lucru, deși a poziționat productivitatea generală a organizațiilor pe un trend evident crescător, nu a generat creșteri pe măsură și în rândul productivității individuale a angajaților, în special a acelora din categoria ”white collars”. Mai mult, noile instrumente, revoluția digitală și dinamica exponențială a volumului de informații au generat pentru această categorie de angajați un mediu caracterizat prin complexitate, ambiguitate, volatilitate și incertitudine. Toate aceste realități ale mediului modern de lucru au un impact negativ evident atât asupra productivității individuale a angajaților cât și asupra nivelului de stres.
Mai sus am definit eficiența ca pe o abilitate, o calitate a unei persoane sau a unui sistem. Vestea bună este că eficiența personală, ca orice altă abilitate poate fi învățată și dezvoltată. Și odată cu dezvoltarea eficienței personale, putem să obținem creșteri suplimentare ale nivelului de productivitate pentru organizația din care facem parte, să recâștigăm controlul asupra volumului excesiv de informație și să îmbunătățim echilibrul dintre muncă și viața personală.
"Programul poate fi văzut ca un mod de abordare a vieții. (...) Capitalizăm în mod continuu pe baza informațiilor colectate din lucrul cu acești clienți și adaptăm atât conceptele, cât și modul de implementare, astfel încât să fim, la nivel internațional, în plutonul fruntaș al inovatorilor din domeniu. (...) PEP nu oferă soluții standard. Abordarea noastră este una personalizată."
L.N.: Pe tine personal, Emil, cum te-a ajutat PEP?
E.T.: PEP reprezintă pentru mine mai mult decât un set de concepte care m-au ajutat să-mi redefinesc radical eficiența personală. Programul poate fi văzut ca un mod de abordare a vieții. Managementul informației, organizarea, planificarea și stabilirea obiectivelor sunt toate activități care nu ar trebui să se limiteze la mediul profesional. Aplic principiile PEP atât la birou, cât și în viața mea personală și pot să vă garantez că funcționează. Am învățat cum să-mi analizez atât succesele cât și greșelile, astfel încât să învăț din ele și să pot să ma dezvolt mai bine. Pare simplu la o primă vedere, însă este o adevărată provocare în practică.
PEP reprezintă pentru mine ”lean management”, aplicat în cazul muncii de la birou și, în același timp, o metodă de îmbunătățire continuă a tuturor aspectelor legate de viața mea profesională și personală.
L.N.: Pe o piață în continuă schimbare și cu o ofertă pe măsură, ce oferă inovativ PEP? Care îi sunt atuurile? Prin ce se diferențiază acest program de restul aflate deja pe piață și a căror temă este eficiența personală? De ce tocmai PEP ar trebui ales?
E.T.: Principalele atuuri ale programului PEP constau în metodologia sa dovedită, care asigură succesul implementării, combinând în mod optim trainingul cu coachingul și consultanța și în coerența și simplitatea conceptelor cu care el operează. Programul a fost lansat în anul 1984, în Suedia, fiind dezvoltat în mod continuu în toată această perioadă.
Inovația și îmbunătățirea continuă reprezintă principii de bază ale PEP, acesta fiind în permanență dezvoltat și perfecționat. PEP Worldwide are o baza impresionantă de clienți. Peste 50% din companiile Fortune 500 au utilizat sau utilizează PEP. Capitalizăm în mod continuu pe baza informațiilor colectate din lucrul cu acești clienți și adaptăm atât conceptele, cât și modul de implementare, astfel încât să fim, la nivel internațional, în plutonul fruntaș al inovatorilor din domeniu.
PEP se distinge și prin abordarea sa practică. Consultantul PEP lucrează împreună cu participantul la program pe o perioadă relativ lungă de timp, pentru a obține rezultatele așteptate. Mai mult, lucrăm cu sarcinile reale ale participantului, la postul său de muncă.
Totodată, PEP nu oferă soluții standard. Abordarea noastră este una personalizată. Anterior demarării programului fiecare participant parcurge un chestionar prin intermediul căruia evaluăm obiceiurile de muncă individuale, într-o serie de arii cheie. Evaluarea este realizată prin compararea răspunsurilor oferite cu intervalele de referință construite de PEPWorldwide la nivelul întregii baze de clienți.
Putem astfel să identificăm zonele deficitare și să adaptăm modul de livrare al programului, astfel încât acesta să se concentreze în mod primordial pe eliminarea respectivelor deficiențe. Sondajul este aplicat și la finalizarea implementării, putând astfel să identificăm progresele realizate și să facem recomandări pentru îmbunătățirea eficienței pe termen lung.
Pe baza analizelor pe care le efectuăm, putem astăzi să afirmăm, că programul PEP ajută fiecare participant să câștige, în medie, între una și două ore în plus, în fiecare zi. Gândiți-vă ce ați face cu două ore în plus pe zi! Este o realitate! La nivel European, participanții au câștigat în medie 1,6 ore/zi. Și asta s-a întamplat în unele dintre cele mai performante organizații. Au fost și organizații care au raportat peste 2,5 ore câștigate pe zi, la nivel de angajat care a urmat programul PEP.
Toate aceste date ne fac să afirmăm cu încredere că investiția în programul PEP este recuperată chiar pe perioada implementării acestuia. Gândiți-vă la efectele benefice pentru organizație pe un an, sau în următorii 3 ani. Să ne imaginăm chiar, cum ar fi dacă PEP ar deveni o coordonată de bază a culturii organizaționale a companiei dumneavoastră.
L.N.: Cum explici din perspectiva abordării și viziunii tale legătura funcțională și aplicabilă dintre training-coaching și consultanță?
E.T.: Există o relație de complementaritate între abordările cu care operăm. Dacă discutăm despre un program de dezvoltare a eficienței personale, care acționează atât asupra abilităților, cât și direct asupra comportamentelor, este evident că doar trainingul nu poate garanta succesul. PEP constă în 2 scurte module de prezentare a conceptelor, fiecare având în medie 2 ore, aceste sesiuni fiind ulterior completate de ședințele individuale de coaching și consultanță. Rezultatele majore se obțin în ședințele individuale. Pentru asta facem follow-up periodic pe parcursul celor 2-3 luni de implementare și la 1 an de la finalizarea programului.
"Succesul presupune întotdeauna un mix corect de cunoaștere, dedicare și perseverență. (...) Dacă nu vom învăța să creăm sisteme și procese adaptate, atenția noastră va continua să fie devorată, până la epuizare....peste 70% din angajați declară că ”se chinuie să facă față creșterii continue a volumului de muncă”.
L.N.: Eficiență- productivitate- performanță- succes? Sinonime, elemente congruente sau mai mult de atât? Care este viziunea ta?
E.T.: Am discutat mai sus despre relația dintre eficiență și productivitate: eficiența personală este una din condițiile de bază ale productivității. Relația dintre productivitate, performanță și succes este una evidentă atât la nivelul organizațiilor, cât și la nivelul indivizilor.
Profesorul belgian Patrick M. Georges, creatorul sistemelor decizionale de management inglobate în aplicațiile informatice SAP, spune că ”cei mai performanți oameni înțeleg mai mult bine decât restul modul în care funcționează creierul uman”. Programul PEP reprezintă astfel o veritabilă punte de legătură între comportamentul uman și mediul în care operăm, aflat în continuă schimbare. Succesul presupune întotdeauna un mix corect de cunoaștere, dedicare și perseverență.
L.N.: Este timpul cea mai mare provocare cu care se confruntă un profesionist? Care sunt și altele?
E.T.: În ziua de astăzi explorăm modalități din ce în ce mai diversificate de integrare a fluxurilor digitale în fiecare moment al zilei noastre. Smartphone-ul nu mai reprezintă de mult o noutate în niciunul din mediile sociale din zilele noastre. Avem WiFi în spațiile publice și chiar în avioane. Utilizăm smartwach-ul pentru comunicare. Mai mult, apariția realității augmentate infuzează fiecare experiență a noastră cu tot mai multe date.
Cu toate acestea, nu există structuri sau reguli clare pentru gestionarea universului digital și a fluxului de informații, nici în spațiul personal, nici la birou. Nu de puține ori, utilizarea instrumentelor digitale sofisticate ne generează un sentiment de productivitate, de eficiență. Cu toate acestea, de foarte multe ori aceste instrumente ne pot face viața mai dificilă decât ar trebui. Utilizarea nestructurată a tehnologiilor digitale poate restricționa creativitatea și comunicarea constructivă, făcând ca experiența noastră digitală să necesite eforturi suplimentare, generând chiar frustrare.
Instrumentele noastre digitale nu vor impune limite și reguli pentru noi. Dacă nu vom învăța să creăm sisteme și procese adaptate, atenția noastră va continua să fie devorată, până la epuizare.
Conform unei cercetări realizată recent la nivel european, peste 70% din angajați declară că ”se chinuie să facă față creșterii continue a volumului de muncă”. Sindromul ”burnout” și depresia devin pe zi ce trece realități din ce în ce mai pregnante ale organizațiilor moderne.
"Oamenii sunt mult prea ocupați să lucreze la problemele urgente care îi asaltează în fiecare zi și simt că nu au timp pentru dezvoltare și pentru activitățile strategice. (...) să dezvoltăm o cultură a eficienței care să se răsfrângă asupra întregii societăți."
L.N.: Care sunt pașii de implementare ai PEP în România?
E.T.: Programul PEP se adresează tuturor companiilor care operează la nivel național. Într-o etapă ulterioară vom extinde implementarea și la nivelul Republicii Moldova. Vizăm în mod primordial companiile, însă oferim soluții de dezvoltare a productivității și pentru indivizi, prin intermediul programelor noastre deschise.
L.N.: Care este cea mai mare provocare cu care te confrunți în implementarea PEP în România?
E.T.: Lipsa de timp reprezintă o constantă universală, indiferent de organizație sau de nivelul de senioritate. Oamenii sunt mult prea ocupați să lucreze la problemele urgente care îi asaltează în fiecare zi și simt că nu au timp pentru dezvoltare și pentru activitățile strategice.
Am întâlnit manageri și angajați care afirmau că nu au timpul necesar pentru a își citi toate e-mailurile, nici vorbă de a avea timpul necesar pentru a își organiza activitatea și spațiul fizic de lucru și pentru a adopta un nou sistem de abordare a muncii. Deși aceasta este o constantă culturală frecvent întâlnită în rândul organizațiilor din Romania, ea reprezintă o abordare fundamental eronată a activității. Investind un timp minim în dezvoltare, câștigați mult mai mult timp ulterior. Este un aspect care ține de viziunea pe termen lung a persoanei și a organizației.
L.N.: Ce așteptări ai odată cu implementarea PEP în România?
E.T.: Așteptările mele sunt legate în primul rând de creșterea nivelului de productivitate în rândul organizațiilor din Romania, indiferent de sectorul lor de activitate. În momentul de față, organizațiile din România se luptă cu un nivel mediu al productivității care reprezintă doar 50-60% din media UE 28. Sunt sigur că putem mult mai mult.
Îmi doresc totodată să dezvoltăm o cultură a eficienței care să se răsfrângă asupra întregii societăți. Mi-aș dori ca principiile organizării, prioritizării și îmbunătățirii continue să facă parte din acele lucruri esențiale pe care fiecare părinte le transmite copiilor săi.
L.N.: Peste doi ani, PEP în Romania va fi...
E.T.: Peste 2 ani, PEP în România va fi un exemplu de urmat pentru persoanele care doresc să obțină mai mult atât la nivel profesional cât și personal, dar și pentru organizațiile care își propun să rămână competitive și relevante pe piețele în care operează.
L.N.: Unde și cum vom putea beneficia de PEP?
E.T.: În cazul companiilor, programul PEP este implementat chiar la locul de muncă al angajaților, în cadrul companiei în care lucrează. Programele deschise sunt implementate pe o perioadă de 2 zile, la o locație agreată cu grupul de participanți. Iar beneficiile, ei bine acestea sunt imediate și pot fi aplicate în fiecare aspect al vieții noastre.
L.N.: Mesajul tău pentru cititorii Learning Network este...
E.T.: ”Asigurați-vă că fiecare lucru pe care îl faceți produce o schimbare în bine, are ca rezultat o îmbunătățire. Faceți întotdeauna lucrurile care contează cu adevărat!”
