Lean pentru manageri – Cum valorizam non-valoarea si nu vrem sa risipim risipa

Am tinut de-a lungul ultimilor ani foarte multe prezentari, workshop-uri sau cursuri, pentru audiente extrem de diferite, economisti, ingineri, medici, unii dintre ei in functii de executie, altii, insa, manageri responsabili de organizatii cu sute sau chiar mii de angajati. Evident ca abordarile si atitudinea fata de Lean Six Sigma au fost, inevitabil, diferite, de la scepticismul tipic oricarui comod pe care il scoti din zona de confort pana la entuziasmul debordant conform caruia Lean Six Sigma este leacul miraculos, care rezolva toate problemele organizatiilor. Nu despre aceste extreme, care, ca orice extreme, trebuie tratate cu intelegere, vreau sa va povestesc. Vreau sa ne aplecam impreuna asupra unui lucru care se manifesta, cu diverse intensitati, la aproape toti cei cu care am lucrat: refuzul de a accepta, in prima instanta, ca exista lucruri pe care le fac, zilnic, sistematic, cu dedicatie, si care sunt risipe.

In principiu, la enuntari teoretice de genul ”In procesele noastre exista risipa”, toata lumea este de acord. Cand trecem insa la exemplele practice, concrete, la identificarea celor 7 risipe traditionale, lasate noua ca tema de discutie si meditatie de japonezii de la Toyota, lucrurile nu mai sunt asa de clare. Printr-un straniu efort de autoaparare, la fiecare exemplu de activitate care nu aduce valoare pentru client, toata lumea se concentreaza nu pe a constientiza cele 99% din cazuri cand risipa este risipa pur si simplu, ci pe gasirea exceptiilor care sa contrazica regula (pentru ca aici exceptia nu o confirma). In lista de exemple traditionale figureaza activitati de genul: inventare, controale, sedinte, aprobari, semnaturi, rapoarte, etc. Daca le luam pe rand, sigur ca gasim, pentru fiecare in parte, si situatii cand se justifica.

Inventarele sunt necesare nu numai pentru ca ma obliga legea, ci si pentru ca, uneori, procesul in sine o cere. Daca, insa, vorbim de inventare facute doar pentru ca nu suntem in stare sa avem evidente clare, sau de teama ca se fura, atunci inventarierea este o risipa, si inca una costisitoare. Cu toate astea, cand enumeram inventarierea ca activitate care nu aduce valoare din perspectiva clientului, aproape toti se reped sa demonstreze ca nu este adevarat...

Controalele nu ar avea rost, in afara de cele impuse de lege, daca procesul ar fi bine pus la punct, cu proceduri standard si cu mecanisme de prevenire a erorilor implementate corect. Avem, insa, atat de inradacinata credinta si mentalitatea ca un control in plus nu strica, incat nici nu mai percep faptul ca de fapt este o risipa.

Sedintele sunt exemplul cel mai viu si graitor al modului in care risipa s-a impamantenit, s-a identificat cu activitatea, a devenit un mod de viata pentru unii, fara a mai fi perceputa ca risipa, ba dimpotriva.  De cand nu aveai alta modalitate de a transmite informatii generale in afara de avizierul sectiei sau organizatiei,  pana la tehnologia sofisticata de comunicare de azi, am parcurs un drum lung. Cu toate astea, ne adunam cu mare drag in sedinte, meeting-uri, analize, care, in afara de faptul ca nu produc nimic, ne mai si impiedica de la a produce. Va puteti imagina o organizatie fara sedinte? Daca da, ati facut deja un salt urias catre eficienta.

Aprobari, semnaturi, raportari, lucruri cu care ne umplem timpul, ne distrugem nervii si ne justificam ineficienta sau incompetenta. Va intreaba vreodata clientul cate raportari faceti pe luna, cate aprobari interne folositi, daca documentele si rapoartele sunt semnate de toti sefii?

Energia folosita pentru a apara toate risipele, sub lozinci care de care mai justificative, ar putea fi folosita magistral in a vedea realmente ce este important pentru client si unde putem creste eficienta. Pentru asta insa, trebuie in primul rand sa accepti, din start, ca poate nu toate cauzele pe care le aperi merita aparate, ca uneori ne scumpim la tarate, ca se intampla, nu neaparat pentru ca asa vrem, sa risipim resurse. Lean asta propune: uita-te la ceea ce faci, accepta ca poate nu toate sunt bune sau bine, si inlatura ceea ce nu este bine. Trei pasi simpli, dar uriasi ca schimbare de mentalitate si dorinta de autodepasire!

 CITESTE SI:

O noua cultura : managementul Lean

Despre cum risipim economia sau economisim risipa

Concepte fundamentale Lean: valoarea adăugată și risipa

O poveste spusa Lean – Doamne dragute in halate albe

Managerii nu fug de probleme. Fug de solutii!

De ce ar fi bine să fiți Lean? - 10 motive decisive

Povesti Lean – Detectivul