Pașii buyer-ului până la semnarea cu succes a unui contract

De cate ori nu ne-am intrebat „cum fac sa stiu ca voi semna un contract cu succes? Aduc oare  banii dati furnizorului  valoarea asteptata de companie in proiectul respectiv?”  Probabil de multe ori au aparut in gandurile voastre aceste intrebari. Apoi, in mod firesc, au venit celelalte ganduri in cascada: ce am de facut, cu ce incep, de unde incep, ce este cel mai bine sa fac, care sunt pasii pe care trebuie sa ii urmez, ce trebuie sa contina contractul, cum ma pregatesc, de unde pana unde  negociez  si asa mai departe. Te-ai mai intrebat cu siguranta si ce inseamna succes in zona aceasta.

Pai… hai sa vedem!

Incepe sa te pregatesti din timp. Inca de la momentul planificarii RFQ-ului. Acesta este momentul de unde iti planifici strategia pentru a obtine un rezultat valoros. La modul ideal ar trebui sa ai o propunere de contract pe care sa o lansezi odata cu RFQ-ul. Faci asta pentru a-i da posibilitatea furnizorului sa vada ce intentii ai si pentru a-ti oferi tie sansa sa vezi pe ce pozitie se afla furnizorul si cum poti sa te pregatesti pentru negocierile ofertei ce-ti va fi prezentata in cadrul RFQ-ului.

Apoi ar fi bine sa afli cat mai multe informatii despre furnizori. “Information is power”, nu-i asa? Iar scopul tau este sa obtii cea mai buna oferta si calitatea cea mai potrivita pentru proiectele tale.

Poti afla si daca pentru unii dintre furnizori esti doar un client de palmares pe care vrea sa il treaca pe lista clientilor sau daca isi doreste un parteneriat de lunga durata cu tine. Intre timp nu uita ca scopul lor poate fi acela de a vinde fara mari eforturi si de a obtine venituri mari cu usurinta si de a castiga cota de piata.

Daca ai stabilit deja aceste lucruri ar fi bine sa te gandesti care este echipa ta de negociere. Este mai mult decat evident că interesele tuturor membrilor echipei tale ar trebui să fie aliniate, dar de multe ori ceea ce este evident nu se intampla in realitate. Colegii din  financiar vor dori să obțineți cel mai bun preț, cei de la legal vor avea pretentia sa semnezi un contract care sa fie super protectiv pentru companie in orice fel de situatie aparuta ulterior, iar tu doresti sa-ti atingi obiectivele de reduceri de costuri. Celebrul KPI „cost savings” l-ai vrea garantat, nu-i asa? Nu mai spun de clientul intern care isi doreste un anume furnizor pentru simplul fapt ca il cunoaste si sta fara emotii in faza de implementare a  contractului.  

Ei bine, negocierea contractului poate eșua în cazul în care fiecare persoană tine la cele enumerate mai devreme. Si iata, ai inceput deja negocierea interna. Stabileste intalniri prealabile cu acestia si asigura-te ca veti vorbi aceeasi limba in negocierile directe cu furnizorii. Nu te lasa surprins de loialitatea clientului intern fata de furnizor sau de fermitatea  celui de la financiar de a stoarce si ultimul banut de la furnizor. Incearca sa-l lamuresti si pe colegul de la legal ca daca vei pune toata legislatia pe hartie nu vei mai avea niciun furnizor.  Tine cont de parerile si informatiile lor si stabiliti reguli clare  de negociere. Clarificati pana unde puteti negocia si stabiliti cele mai bune alternative pentru voi .

Nu uita ca un comportament  zbuciumat, iritant, pur emotional  poate submina chiar și cea mai bună strategie de negociere gândita de tine. Iti poate aduce prejudicii pe termen lung atat tie cat si companiei.

Daca timpul iti permite simuleaza negocierea inainte de a te vedea cu furniorul. De ce nu? Ai de castigat si folosesti timpul riguros pentru a te asigura ca nu vei da gres, eliminind eventualele surprize negative care te vor face sa improvizezi. În general, negocierea in  echipă are mai mult succes decât utilizarea unui singur negociator în ciuda provocărilor inter-personale. Daca totusi nu reusesti sa ajungi la un consens intern iti sugerez sa iti rogi colegii sa nu vorbeasca in negocierea directa cu furnizorul si stabileste o a doua runda de negocieri. In acest interval de timp, avand deja informatii concrete de la furnizor iti va fi mult mai usor sa ajungi la consensul intern.

Daca respecti cele de mai sus si reusesti sa imbini negocierea interna cu cea cu furnizorii in mod sigur vei atinge obiectivele companiei, vei pastra o relatie buna cu cei ce iti sunt clienti interni si vei avea o pozitie corecta in fata furnizorilor,  ceea ce inseamna semnarea  cu succes a unui contract si un proiect livrat cu valoare adaugata.

Te simti mai bine, nu? Sunt sigura de acest lucru si nu-mi mai ramane de facut acum decat sa iti urez...

Spor la treaba!