Provocări la final de an în procurement

Si pentru ca nu mai este foarte mult pana intram in luna Decembrie, m-am gadit sa scriu despre una din provocarile cu care ne confruntam an de an in achizitii;  bilantul gestionarii relatiei cu furnizorii.

Stiu, ai sa-mi spui ca Decembrie este o luna de foc in achizitii pentru ca multi nu si-au consumat bugetele si din dorinta acuta de a nu le pierde se arunca furibunzi in a achizitiona tot ceea nu au reusit sau nu au avut curajul sa achizitioneze pe parcursul anului ; ai sa-mi spui ca vin achizitiile specifice de sezon de care multi nici nu vor sa auda in august sau in septembrie, desi stiu foarte bine ca vor intra in criza de timp in Decembrie;  ai sa-mi spui ca ai comenzile recurente;  ai sa-mi spui ca apar tot felul de urgente;  ai sa-mi spui ca ai colegi care isi iau liber si trebuie sa le tii locul, ai sa-mi spui multe altele.

Vezi: Cursuri de achiziții recomandate de LearningNetwork

Da, ai dreptate! Insa….este cel mai potrivit moment din an sa-ti mentii relatiile cu furnizorii. Cu toate zilele libere de sarbatori, raman cel putin 15 zile din luna in care poti sa-ti stabilesti macar o intalnire pe zi cu un furnizor. Daca faci lucrul acesta si in luna ianuarie ai deja un numar de 30 de furnizori cu care te-ai putea vedea fata in fata si cu care ai putea face discutii valoroase si interesante pentru tine si compania in care lucrezi.

Pentru a reusi iti propun sa-i imparti in trei categorii:

1. Furnizorii strategici, sau cei recurenți

Le mulțumesti pentru ajutorul lor din acest an. Spune-le ce au făcut bine, modul în care te-au ajutat actiunile lor si cum au evoluat ei pe durata anului in curs. De asemenea, spune-le, ceea ce aștepti de la ei cu nerăbdare să îmbunătățeasca  în anul ce vine. Practic, aceasta este o mare oportunitate de a afla ce ganduri mai are furnizorul pentru noul an.

Arata-te interesat de planurile lor pentru urmatoarea perioada de timp si de noutatile pe care le pregatesc  pentru anul urmator. Asigura-te  că angajamentele contractuale cu ei  și orice planuri de urgență ar putea sa apara sunt sub control.

Poti face foarte simplu acest lucru pentru ca lucrezi cu ei zilnic sau sunt extrem de importanti pentru compania in care lucrezi si esti mereu in contact cu ei.

Discută cu alți colegi din diferite companii la Conferinta de achizitii in mediul privat!

2.  Furnizorii potențiali

Stabileste intalniri cu furnizori potentiali pe care nu ai vut ocazia sa-i intalnesti desi ar putea fi relevanti in anul viitor pentru organizatia in care lucrezi. Afla exact  ce fac și cum o fac. Care au fost cele mai mari realizări ale lor în acest an și explica-le ce ai  planificat pentru anul viitor.

Prin această etapă clarifici daca informatiile pe care le-ai adunat despre ei sunt sustenabile si clarifici daca si cat de interesanti sunt pentru proiectele viitoare. În cazul în care nu prezintă interes, ii elimini de pe lista potentiala, dar poate că au ceva foarte relevant de oferit în noul an și te-ar putea ajuta in viitoarele selectii.

 Daca este cazul, poti stabili o următoare întâlnire pentru luna ianuarie! Cu ceasta ocazie ai castigat timp.

3. Furnizorii de tip ”mixt”

De departe, categoria cea mai complexa pentru intalniri. Acestia sunt  cei care v-au răspuns pe parcursul anului la RFX și/sau Bid-urile lansate , dar nu au obtinut niciun contract cu organizatia ta. Sau sunt furnizorii ale căror contracte au expirat și nu mai  ai pentru ei nici un posibil proiect sau  nu mai vezi o potentiala colaborare in viitorul foarte apropiat.

Intalneste-te cu ei sau macar suna-i să le mulțumesti încă o dată pentru participarea lor în procesul vostru de achizitii  sau pentru derularea contractului anterior. Afla cum au perceput ei colaborarea cu tine, cum au apreciat ei contractul cu organizatia ta.

De la cei care doar  au participat la selectiile de oferta, dar participarea lor nu s-a concretizat printr-un contract, si ai trimis catre ei feed-back la finalul selectiei, afla daca acesta a fost util pentru ei și modul în care ei  s-au dezvoltat sau au îmbunătățit aspectele pe care le-ai comunicat atunci ca ar fi de imbunatatit.  Intreaba-i ce au in proiect in anul următor și vedeti impreuna dacă ar putea exista o oportunitate reala de a colabora în viitor.

Ce beneficii îți aduc aceste întâlniri și de ce îți recomand să le faci?

Sper că sunt evidente. Din informațiile pe care le vei obtine vei identifica potențiale oportunități de colaborare, de inovare, de optimizare in activitatea ta. Aceste intalniri ar putea adăuga o valoare reală pentru tine și organizația din care faci parte asigurand furnizorii de un proces de selectie corect si de o colaborare care aduce beneficii de ambele parti: furnizor-beneficiar. Iti asigura o viziune mai clara asupra proiectelor si abordarilor curente si viitoare ale furnizorilor tai ajutandu-te sa ii poti selecta mult mai bine pentru achizitiile ce vor urma. Iti asigura o colaborare lina cu ei, te ajuta sa strangi informatii pentru negocierile viitoare si te tine conectat cu piata. Oricand vei avea nevoie sa schimbi un furnizor foarte rapid vei avea o oglinda a realitatii si te vei orienta mult mai usor si rapid.

Ca sa te poti mobiliza mai bine sa faci aceste intalniri te poti gandi la toata baza de furnizori ca la o vitrina de cadouri pentru sarbatori. Si in acelasi timp te poti gandi si la tine ca la o vitrina de cadouri pentru compania ta deoarece aceste intalniri contribuie la brand-ul tau personal ca si buyer precum si la brand-ul companiei tale pentru prezent si viitor.

Si uite asa, ai si o lista de intalniri, idei si oportunitati pentru prima zi de munca din Noul An. Eu, ce sa iti mai spun? 

…………..Iti urez spor la treaba si  succes in luna de foc pentru achizitii!