Războiul dintre Urgent şi Important
În fiecare zi avem de luat decizii: mai mari, mai mici, mai importante, mai insignifiante, cu diferite grade de impact asupra vieţilor noastre. Ne grăbim să le luăm sau, din contră, le cântărim pe toate părţile. Le împărţim în urgente, importante, urgente şi importante.
Taman când suntem mai mulţumiţi de noi pentru că ne-am făcut temele stabilindu-ne obiective pe termen lung (dacă mai sunt şi SMART cu atât mai bine!) apar micile, iritantele probleme de zi cu zi care necesită o rezolvare urgentă. Atunci îl lăsăm pe Ford să proclame cât o vrea “ Obstacolele sunt acele lucruri groaznice pe care le vezi când îţi iei ochii de la ţelul tău” şi ne aruncăm în “Dacă este urgent, atunci este pentru mine!”. Războiul dintre Important şi Urgent a început: Important - cu un ton uşor afectat - îşi arogă dreptul de a fi relevant, central şi esenţial. De cealaltă parte, Urgent, cu vocea subţire şi în felul său repezit, îţi spune că are nevoie de toată atenţia ta. Ba câteodată Urgent se joacă şi se maschează lăsându-te să crezi că de fapt ai de-a face cu Important. Alteori ei merg unul lângă altul, dansând şi strâmbându-se comic la Timp, care, ofensat, îţi întoarce spatele şi pleacă.
Şi atunci ce ai de făcut ? Încerci să îi ţintuieşti pe hârtie pe cei doi năstruşnici şi astfel împietriţi să îi împaci. Poţi chiar să iei în considerare următoarea matrice a mangementului timpului definită de Stephen Covey :
URGENT | NU E URGENT | |
| IMPORTANT | I. ACTIVITĂŢI Crize Probleme presante Proiecte cu termen fix | II. ACTIVITĂŢI Prevenire Cultivare relaţii Recunoaştere noi oportunităţi Planificare, recreere |
| NEIMPORTANT | III. ACTIVITĂŢI Întreruperi Apeluri Corespondenţă Rapoarte Probleme personale Activităţi mărunte | IV. ACTIVITĂŢI Muncă de rutină Corespondenţă Telefoane Activităţi plăcute |
Cadranul 2 este cheia pentru a câştiga control asupra evenimentelor din viaţa noastră. Minimizând timpul alocat cadranelor 3 şi 4 şi investindu-l în cadranul 2 vom reduce timpul pentru activităţile din primul cadran. Iată câteva idei despre cum aţi putea realiza aceasta:
- Prioritizaţi acţiunile şi ceea ce este important. Vedeţi ce nu este important şi cât energie acordaţi acelor lucruri.
- Delegaţi atunci când puteţi problemele urgente. Urgenţa nu presupune şi complexitate.
- Planificaţi-vă activitatea, chiar la nivel de fiecare zi.
- Sortaţi ce este important şi ce este urgent. Îndreptaţi-va întâi atenţia pe urgent şi important, apoi pe urgent şi apoi pe important. Managementul timpului se canalizează pe găsirea de timp pentru lucrurile importante şi reducerea celui alocat pentru cele urgente.
Categorie
