Sunt dezordonat, dar ma tratez - o poveste de time management

Problema...

Pe Dan l-am intalnit chiar in ziua in care fusesem angajata. De la intrare am vazut un birou plin cu maldare de hartii, iar in jur multe cutii, pachete si sacose, iar Dan urla la telefon: „Nu am timp. Cum sa mai fac si raportul acesta cand am 40 de proiecte pe cap? Si mi-a mai crapat Outlook-ul cu calculator cu tot”.

Era directorul de vanzari, odata un om plin de aplomb, entuziasm si multa energie. Directorul general il descria ca pe unul dintre cei mai ambitiosi si destepti angajati, un om care avusese succes si deschidere catre orice fel de proiect, dar care dintr-o data se supraincarcase de sarcini si mesaje si era aproape imposibil sa mai obtii ceva util de el. Vroia sa faca totul cat mai bine, dar era mereu intrerupt de alte sarcini mai urgente si mai importante, asa ca amana deciziile pana in ultimul moment creand o stare de ineficienta si stres in echipa. Promitea si nu se tinea de cuvant, pierdea documentele, uita sau intarzia la intalniri, lucra in mod frecvent peste program, dar totul era un dezastru. 

Intr-o zi, directorul general si cu el au plecat la un potential client important cu o propunere de colaborare elaborata de echipa. A fost un mare fiasco: materialul era excelent, dar Dan nu avusese timp sa il pregateasca si se bazase pe farmecul personal si pe glumele pe care le stia. N-au functionat mai ales ca numele directorului clientului fusese scris gresit chiar pe coperta raportului. Atunci directorul nostru a pus piciorul in prag si l-a trimis pe Dan la un curs de managementul timpului. 

• Citeste si articolul Despre cum risipim economia sau economisim risipa

Raspunsul: un curs de Time Management

Luni a venit foarte fericit. Invatase cateva trucuri: si-a golit biroul de nu mai era nici o foaie pe el: totul trecuse la secretara sa si in arhiva. Si-a scos internetul de pe calculator si si-a mutat telefonul si e-mailul la secretara. In fiecare zi isi scria lista cu 50 de proiecte curente si a solicitat sa mai fie angajate inca doua persoane pentru a-l ajuta. Apoi a petrecut 4 ore la birou fara sa fie deranjat cu sarcina cea mai importanta: planificarea de sus in jos, viziune, misiune, scopuri, obiective. In cele din urma a iesit si un calendar pe o saptamana cu toate actiunile pe care dorea sa le faca, cam 30 pe fiecare zi, calculate la minut. Unii dintre subordonati au murit si inviat ca nu le mai veneau raspunsurile urgente de care aveau nevoie, altii s-au simtit ca in vacanta. 

Dar saptamana a trecut si sistemul nu a dat roade: planificarea minutioasa nu s-a putut respecta, pe birou nu mai erau foi, dar nici informatia nu se mai gasea pe nicaieri si Dan era nevoit sa stea mai mult la biroul secretarei ca sa isi rezolve problemele, proiectele din prima zi s-au repetat 90% si in ultima zi, iar stresul era si mai mare. Managementul timpului nu inseamna sa faci din cinci secunde sase sau sa planifici timpul pana la ultima secunda. Metodele clasice de managementul timpului nu au dat roade si in cazul lui. A renuntat la cateva schimbari si aproape ca vroia sa renunte la toate si sa se intoarca la vechiul stil de lucru cand... a descoperit in dulap o carte: „Getting Things Done” de David Allen. 

Luni din nou am fost martori la schimbari. De data aceasta era parca si mai dezordine si mai multe schimbari. 

• Citeste si articolul Din nou despre delegarea eficienta si “time management”.

O carte si... Marea Ordine

Dan si-a adus inapoi materialele si a facut ordine treptat in birou: cate putin in fiecare zi. Si-a cumparat un dulap nou, tavite, dosare colorate, capsator, etichete, markere, pixuri, agenda, tabla si si-a construit cea mai ordonata, mai colorata si mai distractiva arhiva personala din cate exista. 

In dulapul din spate avea stocul de birotica si materialele de referinta: documentatiile privind produsele, rapoartele de piata, cartea de telefon si alte anuare cu adrese, dictionare pentru engleza si germana, cateva carti de vanzari si management. In partea de jos in spatele usilor era o mini-arhiva ordonata alfabetic si cu etichete. Iar sistemul de indosariere era rapid, functional si chiar distractiv. 

Pe birou se afla agenda cu planificarile, calendarul si tavitele intitulate: Sortare, Delegate, In Lucru, Liste. Sub birou cosul de gunoi si un dulapior mobil cu trei rafturi: obiecte personale, proiecte in curs si incubatorul de idei. 

Dezordinea si ordinea incepusera sa ii placa atat de mult incat mereu, vineri seara, vedeam cum se face dintr-o data o mare dezordine pentru doua ore, apoi o mare ordine. Pana cand si noi am intrat in joc si s-a infiintat chiar o zi a ordinii in organizatie cand inventarul marfii continua in birou cu inventarul tuturor documentelor, sarcinilor si lucrurilor. Dupa aceasta zi, in birouri mai ramaneau doar materialele de birotica, decoratiunile, echipamentul si materialele de referinta. Si ne indemna permanent sa practicam „ordinea din mers”, adica sa colectezi si sa pui la loc tot ce intalnesti in alt loc decat cel obisnuit.  

• Citeste si articolul "10 carti despre managementul timpului"

Care e urmatoarea actiune?

La inceput Dan nici nu s-a mai gandit sa planifice in mod stiintific, ci sa rezolve cat mai multe probleme de pe lista lui alocand pentru fiecare proiect cate doua minute in care sa faca urmatoarea actiune. Avea un algoritm simplu: incepea cu intrebarea „Pot face o actiune?” Daca nu, hartia ajungea la cos, la arhiva sau la incubatorul de idei (Someday/Maybe). Daca da, atunci alegea una din urmatoarele actiuni: executie imediata, planificare pentru executie amanata, delegare. In prima zi a terminat 11 proiecte alocand de cateva ori cate doua minute pentru progresul lor. Uimitor cat de mult poti avansa alocand doar cate doua minute din cand in cand. Dar intotdeauna trebuie sa te gandesti si la lucrurile mari cand faci lucrurile mici pentru a fi sigur ca lucrezi pentru obiectivele pe care le-ai ales. E mai natural sa incepi de jos in sus rezolvand probleme la toate nivelurile. 

Cand o intreaga organizatie adopta intrebarea „Care este urmatoarea actiune?” ca standard de operare, apare o crestere automata a energiei, productivitatii, claritatii si focusului. Lipsa de timp nu este in general cauza blocajelor, ci lipsa de claritate privind modul in care se fac: nu stii ce trebuie sa iasa si cum sa incepi. De aceea, daca exista claritate, exista timp suficient si productivitate. Cultura „urmatoarei actiuni” face lucrurile sa se intample, aduce oamenilor incredere si viziune ideea succesului, sentimentul ca sunt in control, placerea cooperarii, iar ei sunt dornici de aceste experiente mai mult decat orice.   

• Citeste si articolul "Provocare: gestioneaza-ti timplul altfel pentru o saptamana"

Note si liste

Cel mai mare secret, ne povestea el, este sa te eliberezi de stresul lucrurilor marunte care nu iti dau pace, al angajamentelor si sarcinilor si sa le capturezi intr-un sistem asupra caruia sa preiei controlul. Sa ai mintea ca o apa si sa nu reactionezi nici prea exagerat, nici fara vlaga la orice s-ar intampla. Si poti face acest lucru daca notezi gandurile atunci cand iti vin si apoi revii senin la treaba. Nu trebuie sa lasi nimic din ce ai in minte sa te intrerupa pentru ca ai nevoie sa obtii intervale cat mai mari de timp de munca neintrerupta. 

De la cel mai mare dezordonat, Dan a ajuns cel mai bun promotor al ordinii, un adevarat coach pentru toata organizatia. Si ne arata in orice moment ce face. Decidea pe loc ce va face in functie de patru criterii: context (locatie, instrumente disponibile), timp, energie si prioritate, alegand cel mai important lucru posibil de facut in conditiile date. Inainte de sedinta, profita si de 5 minute libere pentru a scrie un e-mail, iar in trafic, de un blocaj pentru a da un telefon. Nu se mai grabea, ci deschidea agenda si citea din listele lui de treburi: La Calculator, Telefoane, Drumuri, De citit/revazut. Cand se intalnea cu tine, avea o fisa de lucruri de discutat. Iar daca un subordonat primea un proiect, fereasca Dumnezeu sa nu respecte termenele si ceea ce se convenise pentru ca proiectul avea fisa completa in tavita cu „Sarcini delegate”. Imi inchipui ca si acasa daca iesea sa cumpere tigari, ar fi scos lista si s-ar mai fi intors si cu alte produse necesare: paine, pampers, pixuri. Lectia listelor e importanta: daca iti faci inventarul sarcinilor curente la toate nivelurile, automat vei avea o mai mare concentrare, aliniere si simt al prioritatilor. 

Colectarea ideilor are si alte parti bune: nu se pierd ideile si se genereaza altele in adancime. Chiar si cand ideile nu sunt aplicabile imediat, ele se stocheaza pe lista de „Someday/Maybe” (Incubatorul de idei), sursa ta secreta de creativitate. 

De fapt sunt cinci faze in care iti poti organiza munca: colectezi tot ce ajunge la tine, procesezi ce importanta au si ce poti face cu ele, organizezi rezultatele, revezi posibilitatile de lucru si treci la actiune. 

• Citeste si articolul Cele 18 legi ale lui “a face” pentru productivitate

Instrumente de gandire

Intr-o sedinta, spre sfarsitul prezentarii lui Dan a aparut un reminder automat (caci folosea foarte multe) cu un citat din cartea Getting Things Done:„Ai nevoie sa construiesti sisteme si sa folosesti trucuri care sa te faca sa te gandesti la proiectele si situatiile tale mai frecvent, mai usor si mai adanc.” Era modul lui sa ne spuna ca doreste sa planificam o revedere a tuturor proiectelor noastre si aceasta sa devina o practica a echipei.  

Ce „instrumente pentru gandit” avem? In primul rand sunt instrumentele de scris pentru ca e greu sa pastrezi firul unei idei si sa avansezi cu constructia proiectului pentru mai mult timp. Apoi e nevoie de un sistem de gestiune a ideilor: fisiere si foldere, dosare si de software pentru outlining, brainstorming, planificare a proiectelor, calendar cu notite si remindere si de dorinta de a revedea des si pe indelete sistemul.  

Pentru ca sistemul sa functioneze optim, trebuie sa il revezi periodic. De exemplu, zilnic trebuie sa te uiti in calendar, pe listele de actiuni si pe listele corespunzatoare fiecarui context. Saptamanal trebuie sa golesti toate locurile unde asteapta inputurile, dar si celelalte liste pentru a fi in contact cu toate proiectele tale si a lua deciziile de care e  nevoie. E momentul in care elimini toate hartiile de pe birou, procesezi toate notitele, revezi calendarele, scrii toate ideile pe care nu ai apucat sa le scrii, revezi starile tuturor proiectelor, recitesti listele cu actiuni, cu sarcini delegate, checklist pentru situatii similare, lista cu „Someday/Maybe”. Tot atunci e si timpul in care vin cele mai bune idei. 

Final

Acum Dan nu se mai streseaza si se poate concentra la munca cu un inalt nivel de eficienta. In plus, lumea a inceput sa il priveasca altfel, cu mai mare incredere, ca pe un computer care nu poate gresi sau uita programarea si istoricul discutiilor. Seful il apreciaza si pe buna dreptate: si-a dublat si chiar si-a triplat valoarea. Din inventarele de sarcini pe care le-a facut a descoperit zone neacoperite si idei nefolosite pe care le-a valorificat. A inchis toata gaurile negre, toate defectele de comunicare descoperind ca este in interesul lui sa creeze mesaje complete, corecte, relevante pe care sa le acceseze si sa le inteleaga oricine. Si odata cu el si noi toti. 

Poate ca am inventat povestea, dar cartea lui David Allen exista (si este grozava!) si contine mult mai multe idei cu aplicabilitate imediata decat am putut eu sa prezint pe scurt.