Un suport decizional - tabelele cu pivot din Microsoft
In contextul business actual, informatia este esentiala. Accesul rapid la informatia de care ai nevoie, atunci cand ai nevoie, poate face diferenta intre succes si esec pentru afacerea ta. Un element cheie este eficientizarea procesului de luare a deciziilor, fie ca vorbim de decizii la nivel managerial, operational sau tactic. Deciziile luate in cadrul unei companii imprima directia in care se indreapta aceasta si afecteaza costurile, vanzarile, profitul.
Unul dintre instrumentele cu un mare potential in oferirea de suport decizional este Microsoft Excel. Desi multi considera Excel doar o modalitate de a stoca tabele mai mici sau mai mari cu date, in realitate el poate sa faca mult mai multe cu datele acelea: sinteza, sumarizare, grupare, rapoarte, statistici comparative, analize „what-if”, analiza predictiva.
Tabelele pivot reprezinta unele dintre cele mai puternice si complexe componente ale Microsoft Excel, fiind, totodata, si instrumente de suport decizional.
Ce este un tabel pivot?
Acesta este, pe scurt, o modalitate de a prelucra si permuta datele dintr-o foaie de calcul pentru a se pune in evidenta noi informaţii, mult mai relevante decat datele in forma lor bruta. Un tabel pivot este ca un tabel-rezumat al foii de calcul originale, creat de utilizator pe baza unor selectii de campuri. Cu doar cateva click-uri, utilizatorul poate modifica structura tabelului pivot astfel incat sa aiba de fiecare data o alta viziune asupra datelor.
Sa ne gandim, generic, la dna Popescu, angajata intr-o banca. Dna Popescu se ocupa cu deschiderea de conturi pentru clienti, banca retinand intr-un fisier Excel urmatoarele date:
- Numele si prenumele clientului
- Alte date personale ale clientului (varsta, studii, profesie)
- Tipul clientului (nou sau existent)
- Data cand a fost deschis contul
- Tipul contului
- Sucursala unde a fost deschis contul
- Moneda
- Suma depusa in cont
- Operatorul care a deschis contul
[[{"fid":"103","view_mode":"default","type":"media","attributes":{"height":"114","width":"601","class":"media-element file-default"}}]]
Aceste informatii, in forma lor bruta, pot sa nu fie foarte relevante, mai ales ca o banca poate detine zeci de mii de astfel de inregistrari. Conducerea bancii ar putea fi interesata de raspunsul la intrebari ca:
- Cate conturi din fiecare tip au fost deschise la fiecare sucursala in ultima luna?
- Care este totalul depunerilor facute zilnic in fiecare sucursala?
- La ce sucursala au fost deschise cele mai multe conturi in ultimul semestru?
- Care este operatorul cu cele mai bune performante?
- Care este top 10 al clientilor din punct de vedere al totalului din conturi?
- In ce moneda s-au deschis cele mai multe conturi?
- Care este distributia deschiderii de conturi pe categorii de varsta si socio-profesionale?
Pentru a furniza raspunsuri la astfel de intrebari, definirea unor formule de calcul se va dovedi o operatiune greoaie și indelungata. Dna Popescu ar putea lucra cateva zile pentru a prelucra manual aceste date, ceea ce ar putea genera nemultumiri in randul managerilor, care isi doresc un acces cat mai rapid la informatii.
Ce solutie are dna Popescu pentru a furniza aceste rapoarte in doar cateva minute de cand i-au fost solicitate? Tabele pivot. Se realizeaza rapid, nu necesita definirea niciunei formule, și genereaza un raport cu un aspect prietenos și ușor de interpretat. Permite generarea automata de totaluri, subtotaluri, adaugarea de filtre, de constrangeri, gruparea datelor dupa diverse criterii (implicite sau definite de utilizator), adaugarea de coloane sau randuri calculate pentru a spori acuratetea informatiilor.
Iata (vezi imaginea) un tabel pivot pe care dna Popescu l-ar putea realiza pentru a vedea situatia conturilor deschise in 2010 si 2011, grupate pe trimestre. Raportul urmareste atat totalurile generale, cat si subtotaluri trimestriale.
Beneficiul major pe care il au organizatiile (de orice dimensiuni ar fi ele – mici, medii sau mari) prin utilizarea acestui instrument de suport decizional disponibil in Excel este obtinerea unei viziuni exacte a indicatorilor de performanta ai companiei in timp real.
In urma statisticilor extrase prin tabele pivot, managerii pot actiona imediat pentru a eficientiza procesele derulate de catre companie si pot anticipa evolutia afacerii lor, astfel incat sa stabileasca obiective realiste.
