De ce si Cum sa faci un „management retreat” reusit

Avem în organizație probleme recurente pe care le tratăm cu soluții paliative, decizii importante pe care nu le-am luat pentru că nu a fost niciodată timp sau nu am reușit să ne concentrăm la ele. Vrem să îmbunătățim leadership-ul, să evaluăm eficacitatea culturii, să găsim idei noi, să clarificăm direcțiile strategice sau să strângem relațiile de camaraderie dintre membrii echipei de top.

Ca să identificăm soluția cea mai fericită a acestor preocupări este recomandabil un ”management retreat” la care să participe toți factorii de decizie și, dacă este cazul, specialiștii care pot ajuta la elaborarea celui mai bun plan de acțiune. De la acest tip de întâlnire te întorci la treabă energizat, motivat, cu o mai bună percepție a direcției companiei și cu mai multă încredere în colegi.

Așa se întâmplă dacă pregătirea a fost făcută corect și au fost folosite ingredientele indispensabile valorificării la maxim a timpului alocat de către executivii de top ai companiei. Să trecem pe scurt în revistă ce nu ar trebui omis pentru a obține rezultatele dorite la capătul unui  ”retreat” reușit:

Stabilirea scopului și a obiectivelor ce trebuie atinse astfel încât fiecare să înțeleagă exact la ce se concentrează și ce așteptări există. Numai așa se pot menține discuțiile într-o zonă productivă și se pot evita subiectele nerelevante sau devierile consumatoare de timp. Această abordare permite atacarea subiectelor în ordinea de prioritate stabilită și menținerea concentrării grupului la un nivel ridicat.

Alegerea participanților se face în funcție de subiectele ce vor fi puse în discuție și este esențială pentru succesul întâlnirii. Dacă este nevoie de informațiile pe care le are numai un anumit specialist, acesta poate fi invitat să participe la partea din meeting unde expertiza lui este necesară. Nu recomand prezența celor care nu pot aduce cu adevărat valoare pe tot parcursul discuțiilor doar în baza considerentului că au potențial sau vor fi motivați pentru că au fost băgați în seamă.

Pregătirea dinaintea întâlnirii influențează atât viteza cu care se avansează în rezolvarea preocupărilor cât și calitatea discuțiilor. Participanții ar trebui să primească informațiile necesare și să fie anunțați ce tip de aport se așteaptă de le fiecare dintre ei ca să-și pregătească susținerea punctelor de vedere cu fapte și dovezi. Mare atenție că, dacă mulți s-au născut deștepți, nimeni nu s-a născut pregătit deci un pic de efort este absolut necesar.

Folosirea unui proces care dă rezultate și a unui facilitator care-și cunoaște meseria este indispensabilă pentru  valorificarea optimă a timpului, menținerea discuțiilor în zona productivă, evitarea conflictelor neproductive. Când cineva din afara companiei conduce ostilitățile se evită monopolizarea discuției de către cei care țipă mai tare, scade probabilitatea de a sări la concluzii pripite, nesusținute de argumente și fapte, iar judecățile de valoare nu se transformă peste noapte în adevăruri absolute. Nu recomand ca facilitatorul să fie cineva din interiorul companiei pentru că nu va fi perceput ca fiind nepărtinitor, rolul lui nu va fi clar – facilitator, coleg, participant la decizie, iar sugestiile lui vor fi primite cu reticență.

Documentarea profesionistă a rezultatelor este absolut necesară pentru a asigura că toți cei prezenți știu exact ce decizii au fost luate, ce planuri vor fi puse-n practică, cine va fi responsabil pentru ce, cum vom măsura și recompensa rezultatele obținute și ce resurse pot fi folosite. Cu trecerea timpului acest document va ajuta echipa să-și amintească factorii ce le-au influențat hotărârile, cum au judecat riscurile și ce scenarii alternative au fost luate-n calcul. Toate aceste informații sunt extrem de utile în reevaluarea situației în funcție de schimbările inerente cu care se vor confrunta.

Stabilirea unui follow-up care să-i asigure pe toți cei prezenți că inițiativele a căror punere în practică a fost decisă pe parcursul retreat-ului nu sunt doar o minune care ține 3 zile, ci o treabă serioasă al cărei progres va fi atent și precis monitorizat, evaluat și recompensat. Pentru a mări șansele de a duce la bun sfârșit planul stabilit e bine să știe toți cei implicați cine sunt responsabilii, care sunt termenele de livrare, când vor fi discutatele rezultatele intermediare obținute și ce resurse vor folosi.

Retreat-ul este unul dintre cele mai productive inițiative de management pentru că favorizează stabilirea unor planuri de acțiune cu șanse reale de a fi implementate datorită participării managerilor cu  specializări și calificări diferite care au suficient timp să-și expună și dezbată opiniile. Cei care au contribuit la elaborarea inițiativelor care vor fi puse-n practică simt că sunt responsabili pentru rezultate și devin astfel mai implicați. Pentru că și-au validat argumentele și punctele de vedere în fața echipei de top, ei pot să fie convingători când discută cu oamenii din subordine ce este de făcut și care-s motivele pentru care s-au luat deciziile executive.

Este util pentru dezvoltarea armonioasă a companiei să ții astfel de întâlniri cel puțin de două ori pe an, în perioadele în care activitatea scade, respectiv în preajma vacanțelor de vară și de iarnă. Incapacitatea de a corela programele executivilor din echipa de top este doar un pretext, frecvent întâlnit, pentru a amâna la nesfârșit această acțiune și nu ar trebui să te împiedice să valorifici la maxim gândirea, experiența și dorința de a reuși a colegilor tăi.